Rollen en taken verdelen

Het is leuk als je iets mag doen wat je goed kan en graag doet. Toch is het ook belangrijk om uitdagingen te bieden en mensen de kans te geven iets bij te leren. Om iets te proberen dat je misschien nog nooit hebt gedaan.

Sommige afdelingen hebben vijf bestuursfuncties, andere hebben er vijftien. Volgens ons zijn de vijf belangrijkste bestuursfuncties in KLJ: de hoofdleiding, de secretaris, de kassier, het gewestbestuurslid en het jeugdraadslid. Die zouden zeker verdeeld moeten worden voor een goede werking. Daarnaast bepalen jullie zelf wat de precieze invulling daarvan is, en of jullie nog andere functies in het leven roepen.

In Click kan je alle functies uit onderstaand lijstje aanduiden en koppelen aan een bestuurslid of leiding. Afhankelijk van de functie die je iemand geeft, krijgt die persoon post en zendingen van KLJ. 

• Afdelingssecretaris; hulpsecretaris 
• Afgevaardigde Jeugdraad 
• Hoofdleiding  
• Kassier 
• Gewestbestuurslid; gewestsecretaris en gewestproost  
• Bestuurslid 
• Communicatieverantwoordelijke 
• EHBO-verantwoordelijke 
• Fuifverantwoordelijke 
• Kledijverantwoordelijke 
• KLJ voor iedereen-verantwoordelijke 
• K-verantwoordelijke 
• Leiding (-9; -12; -16; +12; +14; +16; +20) 
• Hulpleiding  
• Lokaalverantwoordelijke 
• Bestuursanimatieverantwoordelijke 
• Materiaalverantwoordelijke 
• Sportverantwoordelijke en hulpsportverantwoordelijke  
• Volwassen begeleider 
• Afdelingsproost 
• Webmaster  

De oudere bestuursleden hebben ervaring, de nieuwe zitten vol enthousiasme, willen alles proberen en geven een frisse kijk op de zaken. Je hebt ze allebei nodig. Als bestuursleden aan hun laatste jaren beginnen, kijken ze best al eens voor een opvolger. Er is geen betere leerschool dan een jaar samenlopen. Een draaiboek, bv. van de organisatie van een evenement, is een handig instrument om door te geven aan een opvolger.

Voor sommigen is KLJ de enige hobby, voor anderen is KLJ één van​ vele hobby’s. Niet iedereen zet KLJ altijd op de eerste plaats, en dat hoeft ook niet. Studies, werk, familiefeesten, voetbal, een liefje… agenda's zijn goed gevuld.
Je kan niet eisen van iedereen om van KLJ prioriteit nummer één te maken. Doe bij de taakverdeling een rondje waarin iedereen eerlijk kan vertellen wat je dit jaar van hem kan verwachten. Zo kan je tijdig op zoek naar extra hulp en weet je wat je te wachten staat. ​

1. Maak een lijst van taken en functies op een groot bord en ken samen aan elke functie of taak een aantal ‘sterren’ toe. Vraag aan het bestuurslid dat deze taak nu uitvoert: hoeveel tijd heeft hij hierin gestoken het afgelopen jaar? Hoeveel verantwoordelijkheid is dit? Herbekijk een taak indien nodig, en splits die eventueel op.

2. Zet namen bij elke taak. Hou rekening met competenties en wensen van de bestuursleden rond de tafel.  

3. Evalueer na enkele maanden of ieder zijn ‘sterren’ nog kan dragen. In de bijlage vind je praktische methodieken om dat bespreekbaar te maken.