Rol: hoofdleiding

Als hoofdleiding ben je de eindverantwoordelijke van je KLJ-afdeling. Je coördineert de algemene werking en bent de aangewezen persoon om overzicht te behouden. Uiteraard sta je er niet alleen voor. Het is belangrijk dat alle leiding goed samenwerkt, als een echt team, want alleen dan kan er aan een kwaliteitsvolle afdeling gebouwd worden. Elk bestuurslid moet zich kandidaat kunnen stellen en elk bestuurslid moet een stem kunnen uitbrengen.

Als hoofdleiding ben je de eindverantwoordelijk van heel wat taken, maar dat betekent niet dat je alles zelf moet doen. Je moet iets in orde krijgen, maar dat kun je ook doen door een taak te delegeren en op te volgen.

• Kies het juiste bestuursmodel.
• Bereid de bestuursvergadering voor en leid deze.
• Zorg voor gedragen beslissen.
• Stel een bestuursreglement op en update dit jaarlijks samen met de leiding.
• Bereid de planningsdag of het planningsweekend voor.
• Zorg voor een jaarlijkse evaluatie.
• Stuur de ledenwerving & -binding aan.
• Wees een aanspreekpunt voor leden, leiding, ouders en iedereen buiten KLJ.
• Bewaak een goede taakverdeling en groepssfeer.
• Coach (nieuwe) leiding.

• Volg de Hoofdanimatorcursus.
• Kom naar de hoofdleidersvergadering of het hoofdleiderscongres.

Niet elke leidingsploeg heeft dezelfde aanpak nodig. Als hoofdleiding kan je best even nadenken over de manier waarop je de leiding wil aansturen, ondersteunen en begeleiden.

1. Veel nieuwe leiding, weinig motivatie

Nieuwe leiding heeft weinig kennis en geen ervaring. In deze situatie is het aan de hoofdleiding om voldoende te sturen.

Hoe kan ik een leidingsploeg aansturen?

• Geef heldere en duidelijke instructies. Wat moet er gebeuren? Op welke manier? Wat moet het resultaat zijn en wanneer moet dit gebeuren?
• Check de voortgang. Ga na of het lukt om de taak te volbrengen.
• Geef directe en duidelijke feedback.
• Motiveer, waardeer en bekrachtig!

2. Veel nieuwe leiding vol enthousiasme!

Bestaat de leidingsploeg uit nieuwe leiding (met weinig tot geen ervaring), maar barsten ze van enthousiasme? Dan hebben ze een coachende hoofdleiding nodig.

Hoe kan ik een leidingsploeg coachen?

• Schrijf leiding in voor Trainingsdagen! Nieuwe leiding vol enthousiasme kan je coachen door hen te laten bijleren. 
• Laat hen zelf beslissingen maken. Geef hen de mogelijkheid om te falen en weer op te staan.
• Geef direct en duidelijk feedback.

3. Ervaren leidingsploeg met weinig motivatie

Is de leidingsploeg een ervaren bende? Als hoofdleiding is het jouw taak om de groep te ondersteunen. De leiding heeft al heel wat ervaring, dus ze weten goed hoe ze alles moeten aanpakken. Ze missen een portie motivatie.

Hoe kan ik een leidingsploeg ondersteunen?

• Wees een luisterend oor voor je medeleiding.
• Ga in gesprek met je medeleiding.
• Brainstorm samen over nieuwe projecten of een andere taakverdeling waardoor leiding de motivatie terugvindt.

4. Ervaren leidingsploeg vol enthousiasme

WAUW! De leiding heeft nu genoeg kennis en motivatie en kan zelfstandig aan het werk. Als hoofdleiding heb je een delegerende rol.

Hoe kan ik taken delegeren?

• Geef een taak uit handen én spreek je verwachtingen uit. Welke kwaliteit moet er zijn binnen welke tijd?
• Geef leiding de kans om de taak uit te voeren. Volg op of de leiding de taak start en kan afwerken.
• Geef positieve feedback en waardeer het werk van je medeleiding.

In een KLJ-afdeling moet heel wat beslist worden. Welke DJ's spelen er op de fuif? Welke activiteiten bieden we aan aan onze leden? Starten we een extra leeftijdsgroep op? Wie wordt hoofdleiding?

De manier waarop een beslissing gemaakt wordt, bepaalt ook de gedragenheid.

Het vinden van consensus heeft altijd de voorkeur. Bij deze vorm van beslissen kan alle leiding zich vinden in het besluit, ook al is het niet ieders voorkeur. Een consensus zorgt ervoor dat iedereen akkoord heeft gegeven en achter de beslissing staat. In een grote groep kan het moeilijk zijn om tot een consensus te komen.

Tips en tricks om tot een consensus te komen:

1. Open de discussie: zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om zijn mening te delen.
2. Luister actief naar de verschillende standpunten en vat regelmatig samen.
3. Duid een neutrale facilitator aan om de discussie in goede banen te leiden.
4. Zoek naar gemeenschappelijke belangen.
5. Overweeg alle opties.
6. Stel een tijdslimiet in voor de discussie.

Gebruik eventueel een tool om tot een consensus te komen:

Maak een beslissingsboom (Gebruik 'Smart Art' 'Hiërarchie' in Word of Canva).

In een beslissingsboom start je met de vraag waarop je een antwoord wil. Je kan verschillende opties toevoegen en telkens de voor- en nadelen noteren. Op deze manier maak je een overzicht dat kan zorgen voor een gedragen beslissing.

Autocratische beslissingen

Dit zijn beslissingen die genomen worden door de hoofdleiding.

• Het voordeel is dat je snel en efficiënt kan werken.
• Het nadeel is dat andere leiding geen inspraak heeft gehad, waardoor ze mogelijks niet achter de beslissing staan. Dit kan leiden tot demotivatie.

Democratische beslissen

Dit zijn beslissingen die gemaakt worden via stemming. Alle leiding heeft dan één stem, de meerderheid beslist. Als er geen consensus gevonden wordt, kan je overwegen om te beslissen door te stemmen.

Contacteer je pedagogisch medewerker of werkgroep afdelingsondersteuning uit jouw regio.