Zorg ervoor dat jouw afdeling een duidelijk en gestructureerd bestuursreglement heeft. Hierin staan alle afspraken over de bestuursgroep, vergaderingen en financiën, maar ook over de activiteiten en evenementen. Voor nieuwe leiding kan dit een leidraad zijn en weten ze wat van hen verwacht wordt. Voor meer ervaren leiding en bestuursleden is dit een goede opfrissing en kan discussie over bepaalde regels vermeden worden. Het bestuursreglement is dus de basis van de werking. Meer info over het opstellen van zo'n bestuursreglement vind je hier.
Maak je klaar voor het nieuwe werkjaar!
Elk jaar stopt er leiding en komt er nieuwe leiding bij in jouw bestuursploeg. Dat is waarom het belangrijk is om te zorgen voor een goede overdracht én planning. Hier vind je enkele tips om ervoor te zorgen dat bij de start van een nieuwe KLJ-jaar niets van de goede werking van jouw afdeling verloren gaat.
Elk jaar stopt er leiding en komt er nieuwe leiding bij in jouw bestuursploeg. Dat is waarom het belangrijk is om te zorgen voor een goede overdracht én planning. Hier vind je enkele tips om ervoor te zorgen dat bij de start van een nieuwe KLJ-jaar niets van de goede werking van jouw afdeling verloren gaat.
Het bestuursreglement
Maak een jaarplanning
In het begin van het werkjaar maak je best een jaarplanning op. Hierbij is het belangrijk om rekening te houden met de gewestplanning en de jaarkalender van jouw regio.
- Plan geen activiteit met jouw afdeling wanneer het gewest al een activiteit organiseert.
- Plan geen activiteit wanneer je weet dat er veel leiding deelneemt aan trainingsdagen.
- Zet de evenementen van KLJ Nationaal ook op de jaarplanning. Zo kan jouw afdeling deelnemen als er veel enthousiasme leeft bij de leden.
Zorg voor een goed onthaal van nieuwe leiding
Nieuwe leiding moet je met zorg behandelen! Zorg ervoor dat ze voldoende informatie krijgen vooraleer het nieuwe werkjaar begint. Verder kan je bijvoorbeeld inzetten op een teambuilding met de gehele leidersploeg, zodat ze onmiddellijk het gevoel hebben samen te horen.
Op deze pagina vind je meer info over het onthalen van nieuwe leiding, én voorbeelden van het 'infoboekje voor nieuwe leiding'.
Zorg voor een goede overdracht
Wanneer hoofdleiding, kassiers, secretarissen of andere grote functies binnen jouw afdeling stoppen, heeft dit vaak een grote impact. Om die reden is het een goed idee om te zorgen voor een goede overdacht én/of dubbelloop.
Vraag aan stoppende leiding om het overdrachtsdocument in te vullen. Zo kunnen zowel de manier van werken als de to do's overgedragen worden aan de opvolger en vermijd je dat er zaken vergeten worden.
Om je te helpen, maakten we alvast een sjabloon voor de overdracht van bestuursfuncties.
Update jouw draaiboek voor evenementen
Elk evenement vergt zijn eigen aanpak. Zo ga je een eetfestijn niet op dezelfde manier organiseren als een fuif. Zorg er dus voor dat de draaiboeken aan het begin van het werkjaar volledig up-to-date zijn.
- Check of alle informatie is aangevuld.
- Kijk na of de evaluatie van de laatste editie is aangevuld, zodat je volgend werkjaar niet dezelfde fouten maakt of zaken over het hoofd ziet.
- Kijk na of het draaiboek alle contactgegevens bevat.
- Kijk na of de timing van de to do's duidelijk is.