Jaarplanning maken

Er bestaat geen kant-en-klare planning op maat van een afdeling. Elke afdeling houdt op verschillende momenten zijn fuif of eetfestijn, daguitstap, … Deze checklist kan je helpen om niets te vergeten als jullie samen een planning voor een KLJ-werkjaar opstellen:

• Wat hebben jullie geleerd uit de evaluatie met het Kwaliteitsinstrument van het voorbije werkjaar?

• Aan welke gewestelijke, regionale en nationale KLJ-activiteiten nemen jullie (of enkele bestuursleden) deel? bv. Trainingsdagen, cursus Hoofdanimator, Verdere Vorming, sportfeesten … Check hier de kalender.

• Zijn er activiteiten binnen de gemeente? bv. Dag van de jeugdbeweging, jeugdraad, eetdag van de Landelijke Gilde, kermis, activiteiten van andere jeugdbewegingen uit het dorp, eerste communie, vormsel, 100-dagen …

• Wanneer vallen de examens voor je scholieren en studenten?

• Wanneer willen jullie de bestuursvergaderingen plannen? Kies een vast moment, bv. de eerste vrijdag van de maand.

• Wat zijn de grote evenementen van je afdeling? Kamp, ouderfeest, fuif … Ook: wanneer zullen de werkgroepen daarvoor vergaderen?

• Welke ‘traditionele’ activiteiten moeten jullie prikken? Bv. daguitstap, naar het zwembad, bowlen. Plan de activiteiten die weinig voorbereiding vragen gerust tijdens de examenperiode. Je leiding heeft dan immers minder tijd.

• Welke activiteiten per leeftijdsgroep plannen jullie, en wanneer? Zorg voor regelmaat Bv. om de twee weken een activiteit voor –16 op zondagnamiddag.

• Wanneer doe je een (tussentijdse) evaluatie van je werking?

In de bijlage krijg je per maand een voorbeeld van een jaarplanning zodat je zelf ideeën kan opdoen voor de planning van jouw afdeling.

Als je na een evaluatie een hoop werkpunten ziet, kan het zijn dat je alles tegelijk wilt aanpakken. En er zijn vast veel ideeën voor nieuwe initiatieven. Maar als je de kalender van het jaar opstelt, zie dat er een aantal piekperiodes zijn, waarbij iedereen bezig is met een evenement, huisbezoeken … Of dat je teamleden andere activiteiten hebben.

Deze piekperiodes moet je afstemmen op de agenda’s en draagkracht van je bestuursleden om je plannen haalbaar te maken. Hoe kies je samen prioriteiten?

1. Neem 12 grote papieren en schrijf op elk van de papieren een maand.

2. Laat nu alle bestuursleden op elke maand invullen wat er reeds te doen is: examens, andere hobby’s, familieweekend, vakanties, ondersteuning van het lief tijdens examens, verhuis, … . Belangrijk is dat iedereen alles opschrijft dat belangrijker is dan KLJ op dat moment.

3. Overloop de verschillende maanden en stel vragen aan elkaar. Soms is wat uitleg nodig.  

4. Bekijk nu of de jaarplanning haalbaar is. Wat zou iedereen voor KLJ moeten kunnen doen in die maanden? Lukt dat?