Zending ledenadministratie

Werken met Click

Weet je niet goed waar te beginnen met de administratie? Snuister dan eens rond in ons websitethema 'Click'. Daar vind je alles stap-voor-stap uitgelegd.

Click voor leden en ouders

Ook leden en hun ouders kunnen op Click. Daar kunnen ze o.a. hun gegevens aanpassen, zich inschrijven voor kampen, weekends en activiteiten, en fiscale attesten of lidkaarten downloaden. Dat is handig, want zo kan jij makkelijk deelnemerslijsten bijhouden. Van zodra je ledenadministratie in orde is, ontvangen je leden en hun ouders een registratiemailtje. Lees er alles over.

Infoavonden Click

Vind je werken met Click moeilijk? Kom dan naar één van onze infoavonden.

Dit werkjaar zijn er 2 deadlines:

30 september: bestuursleden

Dit is deadline waarop je jouw bestuurslijst in orde moet brengen en bevestigen in Click.
> Hoe je dat doet, lees je hier.

31 oktober: alle leden

Tot dan heb je tijd om je ledenadministratie verder aan te vullen.
> Hoe je dat doet, lees je hier.

Aansluiten bij KLJ kan van 6 tot 35 jaar. Voor het werkjaar 2023-2024 kan je aansluiten wanneer je ten laatste geboren bent op 31 december 2017. Kinderen die vanaf 1 januari 2018 geboren zijn, zullen geweigerd worden. Uitzonderingen voor leden die een jaar vroeger naar het eerste leerjaar gaan, kunnen aangevraagd worden via click@klj.be.​​​​​​

Update je bestuursploeg zo snel mogelijk in Click. Waarom? Als leiding krijg je heel wat nuttig en kant-en-klaar materiaal van KLJ. Zo krijg je bijvoorbeeld een digitale nieuwsbrief, een leidingsbijlage bij ons magazine Hélaba of een postpakketje met nuttige info die belangrijk is voor jouw bestuursfunctie. 

Elke afdeling heeft verplicht 1 afdelingssecretaris nodig (je kan er bovendien ook maar 1 hebben). Daarnaast kan je nog andere functies verdelen, zoals een hoofdleider, communicatie- of sportverantwoordelijke, een kassier, ... 

Elke afdeling betaalt jaarlijks een afdelingsbijdrage van € 55. Daarmee sluit je je afdeling aan bij de KLJ-koepel. Daarnaast betaalt elk lid lidgeld. KLJ-afdelingen bepalen zelf hoeveel lidgeld ze vragen. Ze moeten wel per lid een bepaald bedrag doorstorten aan het nationale secretariaat. Op deze pagina vind je een overzichtje van de tarieven. 

De GDPR is een wetgeving die ervoor zorgt dat onze persoonsgegevens beter beschermd worden. Dat heeft ook gevolgen voor je ledenadministratie. Hoe zorg je ervoor dat je in orde bent voor de GDPR?

• Gebruik de KLJ-inschrijvingsfiche. Zo krijgen leden en ouders direct de link naar de privacyverklaring én zijn jullie direct in orde met het gebruik van foto's.
• Druk een privacyverklaring af en zorg dat ouders deze kunnen doornemen bij de inschrijving. Hier staat namelijk alles in wat er gebeurt met hun gegevens.
• Gebruik de medische fiche van KLJ. Bewaar ingevulde exemplaren op een veilige plek, waar niemand anders dan de leiding bij kan. Verwijder ook direct de medische fiches van vorig jaar, deze mag je namelijk maar 1 jaar bijhouden.
• LEES ZEKER heel deze pagina op onze website. Zo ben je van alles op de hoogte.