Ledenadministratie in Click

Bij de start van een nieuw werkjaar heb je tijd t.e.m. 31 oktober om je ledenadministratie in orde te brengen. Maar hoe doe je dat in Click? Je zorgt ervoor dat alle nieuwe leden zijn ingeschreven en dat er geen leden van vorig KLJ-jaar meer op ‘onbeslist’ staan. Hieronder vind je alvast een stappenplan.

Stap 1: Leden van vorig werkjaar aansluiten of schrappen

Leden uit het vorige werkjaar staan bij de start van het nieuwe werkjaar in je ledenlijst als een onbeslist lid (met een oranje icoon). Controleer hun gegeven en geef aan of je hun lidmaatschap wil bevestigen of schrappen.

1. Ga naar 'Leden' > 'Ledenadministratie'.
2. Filter eventueel op 'Onbesliste leden'.
3. Vink de leden aan waarbij je de status wil aanpassen.
4. Kies de actie 'Lidmaatschap bevestigen' als het lid aangesloten blijft of kies 'Lidmaatschap schrappen' als het lid stopt.

Opgelet: de kolommen 'Lid betaald' en 'Lid wil opnieuw aansluiten' willen niet zeggen dat het lid aangesloten is. Dit zijn handige werkinstrumenten die je kan gebruiken om het werk te verdelen onder het bestuur zonder de leden meteen door te sturen naar KLJ Nationaal.

Stap 2: Nieuwe leden invoeren

1. Ga naar 'Leden' > 'Ledenadministratie'.
2. Ga naar 'Lid toevoegen'.
3. Vul het formulier correct en volledig in. Achter de schermen wordt bepaald welk lidmaatschapstarief (A-lid, B-lid) aan deze persoon wordt gekoppeld.
4. Duid aan hoe je het lid wil opslaan.
   - Opslaan als een onbeslist lid (Om te wachten tot je bv het lidgeld hebt ontvangen).
   - Opslaan en meteen bevestigen naar Nationaal. Je kan dit lidmaatschap dan niet meer schrappen.
5. Na het opslaan komt het lid onder het tabblad ‘Aan te sluiten leden’ te staan.

Enkele aandachtspunten bij het invullen van het formulier.

• Geef de geboortedatum in via de kalender of typ de datum zelf in. Als je de datum zelf ingeeft, doe het dan als volgt: '01/01/2000' i.p.v. '1/1/2000'.
• Geef het adres in als één regel en volgens deze structuur: ‘Straat huisnummer/busnummer, postcode dorp’. De adresvelden die volgen, worden automatisch aangevuld.
• Als je het huisnummer en busnummer zonder een schuine streep (/) van elkaar typt, zal Google dit niet herkennen.
• Voor leden jonger dan 14 jaar is het verplicht om minstens 1 ouder in te geven.
• Voor leden ouder dan 16 jaar is het verplicht om een e-mailadres door te geven. Dit moet een uniek e-mailadres zijn, dus niet dat van een broer of zus die al in het ledenbestand zit.

Stap 3: Je leden zijn verzonden en KLJ verwerkt de gegevens

Vanaf nu zijn je leden (met een geel of groen icoon achter hun naam) verzekerd! Het KLJ-secretariaat zal de ledenlijst controleren en het juiste lidtype toekennen. Nadien ontvangt de secretaris en kassier een mail met de factuur voor je ledenadministratie. Vanaf die moment zullen ook de lidkaarten van je leden beschikbaar zijn in Click.

Extra: De optie 'Lid betaald'

Verdeel je graag de taken van de ledenadministratie onder je leidings- of bestuursploeg? Gebruik dan de kolommen 'Lid blijft aangesloten' en 'Lid heeft betaald' om aan elkaar te laten weten welke leden aan jou bevestigd of betaald hebben. De secretaris kan deze dan finaal doorsturen naar Nationaal als alles in orde is.

Ledenadministratie

Hier vind je alle leden die momenteel actief zijn in jouw afdeling. De ledenadministratie wordt opgesplitst in 5 tabbladen:

• Potentiële leden [ROOD]: dit zijn leden die via de KLJ-website of via KLJ-Nationaal aangeven dat ze lid willen worden.
• Onbesliste leden [ORANJE]: dit zijn de leden van het vorige werkjaar waarvan je nog moet aangeven of ze aansluiten of geschrapt worden in het huidige werkjaar. Ook nieuwe leden die je nog niet bevestigde aan Nationaal vind je hier.
• Verzonden leden [GEEL]: deze leden zijn  bevestigd aan Nationaal. Wij controleren en factureren hun lidmaatschap. Zodra een lid een verzonden label heeft, is het verzekerd.
• Aangesloten leden [GROEN]: proficiat, dit zijn je officieel aangesloten leden voor dit werkjaar!

Officiële ledenlijst

Dit zijn al je officieel aangesloten leden voor het huidige werkjaar. Hier kan je de lidkaarten downloaden en ze een nieuwe uitnodiging sturen om zich te registreren op Click.

Gestopte ledenlijst

Hier vind je een overzicht van leden uit het vorige werkjaar die zich niet meer hebben ingeschreven in het nieuwe werkjaar. Als een gestopt lid beslist om zich opnieuw aan te sluiten, dan kan je dat hier in orde brengen.

Oude ledenlijst

Hier vind je jouw oude ledenlijsten van de voorbije 10 werkjaren. Je kan de lijsten afzonderlijk per werkjaar bekijken of in één grote lijst.

Leeftijdsgroepen

Hier vind je een overzicht van alle leeftijdsgroepen die aan jouw afdeling gekoppeld zijn. Je kan de leeftijdsgroepen bewerken en er leden aan toevoegen of uit verwijderen.

Toerverdeling

Hier vind je een overzicht van de toeren die aan jouw afdeling gekoppeld zijn. Je kan de toeren bewerken en er leden aan toevoegen of uit verwijderen.