Skip to main content

FAQ

Privacy, de GDPR, toestemming om foto's te maken én te gebruiken, je moet als KLJ'er met veel dingen rekening houden. Niet simpel. Wij verzamelden de meest gestelde vragen. De antwoorden daarop vind je hier.

Privacy, de GDPR, toestemming om foto's te maken én te gebruiken, je moet als KLJ'er met veel dingen rekening houden. Niet simpel. Wij verzamelden de meest gestelde vragen. De antwoorden daarop vind je hier.

De GDPR-wetgeving startte op 25 mei 2018, maar wij zijn nog niet in orde. Wat nu?

Geen paniek. Lees onze pagina over persoonsgegevens en privacy, bereid je voor en probeer bij de start van het nieuwe werkjaar volledig in orde te zijn.

Moet ik zelf een privacyverklaring schrijven?

Neen, je kan de privacyverklaring van KLJ nationaal gebruiken. Als je echt wilt, kan je er natuurlijk wel zelf een schrijven.


Opgelet: gekoppelde vzw's (bijvoorbeeld voor het beheer van je KLJ-lokaal) moeten wel zelf een privacyverklaring schrijven.

Moet ik bij elke inschrijving een contract meegeven waarin alle afspraken vastgelegd worden?

Neen, maar je kan best verwijzen naar de privacyverklaring. Deze kan je afgedrukt in je lokaal leggen of meenemen tijdens huisbezoeken. Op het voorbeeldinschrijfformulier van KLJ staat een link naar de privacyverklaring. Gebruik dat formulier dus zeker. Je vind het binnenkort op de pagina rond persoonsgegevens en privacy.

Mag ik nog ledenlijsten op mijn computer bewaren?

Ja, dat mag, maar je kan dit best doen in de documentenmap in Wall-e. Dat platform is beter beveiligd.

 

Opgelet: ledenlijsten mag je max. 10 jaar bewaren.

Mag ik Dropbox of Google Drive nog gebruiken om gegevens in op te slaan?

  • Dat mag nog, maar de platformen zijn niet 100% veilig. De documentenmap van Wall-e is hiervoor beter geschikt.  

  • Als je toch Dropbox of Google Drive gebruikt, let dan op je instellingen. Deel de map bijvoorbeeld alleen met leiding, kijk alle documenten jaarlijks na en schrap gegevens die je niet meer nodig hebt... 

Wat doe ik met medische fiches?

Medische fiches mag je nog altijd laten invullen. Omdat dit gevoelige informatie is, gelden er wel extra regels. Zo mag je medische fiches max. 1 jaar bewaren. Je kan de fiches na een jaar wel terug bezorgen aan je leden of hun ouders. Als je hen vervolgens vraagt om de gegevens te controleren en opnieuw te handtekenen, besparen ze heel wat invulwerk. Daarnaast is het belangrijk dat je medische fiches goed bewaart. Laat ze niet rondslingeren en zorg ervoor dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot deze informatie.

Mag ik potentiële leden, waarvan ik de naam via via te weten kwam, nog contacteren?

Ja, maar je mag deze gegevens niet bewaren, of maximum tot na je ledenwervingscampagne.

Mag ik gegevens bewaren van andere KLJ-afdelingen uit de buurt om zo reclame te maken voor onze evenementen?

Neen, dat mag niet. Gegevens van secretarissen kan je wel bewaren, want volgens onze privacyverklaring zijn dat wél publieke gegevens.

Moet ik van alle ouders een geschreven toestemming hebben om foto's van hun kind te maken én te publiceren?

Best wel, dan is er geen discussie mogelijk. Je kan hiervoor het voorbeeldinschrijfformulier gebruiken van KLJ. Dat zal binnenkort op onze pagina over fotogebruik verschijnen.. 

Tot voor kort vroeg ik nooit toestemming om foto's te publiceren. Moet ik nu alle foto's op onze Facebookpagina 'opschonen' of in een besloten groep zetten?

Als dat mogelijk is, raden we het je wel aan. Op je openbare Facebookpagina en -groepen plaats je best alleen groepsfoto's en portretfoto's waar je expliciet de toestemming voor kreeg. Meer info over welke foto's je online kan plaatsen, vind je op onze pagina rond fotorichtlijnen

Site by Wieni