Persoonsgegevens & privacy

De General Data Protection Regulation of kortweg GDPR is de Europese wet die de persoonsgegevens van alle inwoners in de EU beschermt. Een goede zaak, want persoonsgegevens werden vaak verzameld én misbruikt door grote organisaties. Deze wetgeving geldt voor alle organisaties die persoonsgegevens verzamelen, bewaren, verwerken en/of doorgeven. Als KLJ-afdeling val je hier dus ook onder.

Om ervoor te zorgen dat deze wetgeving goed wordt opgevolgd, zal de privacycommissie controles uitvoeren bij organisaties die onder deze wetgeving vallen. Dit betekent dat er ook sancties kunnen volgen als deze richtlijnen niet opgevolgd worden. Maar geen reden tot paniek, want KLJ zorgt ervoor dat het grootste administratieve deel voor jullie wordt opgevangen.

Voor jullie afdeling zijn er wel nog enkele richtlijnen die je zal moeten opvolgen om geheel in orde te zijn. Volg je deze op dan hoef je je helemaal geen zorgen te maken!

Tip: Stel een privacyverantwoordelijke aan. Hij of zij kan mee de richtlijnen en opvolgen en zorgen dat jouw afdeling helemaal in orde is.

Er zijn verschillende regels binnen de GDPR die ervoor zorgen dat je persoonsgegevens beschermd worden. Deze kan je ongeveer indelen in vier grote richtlijnen.

• Organisaties moeten mensen informeren over wat ze met je persoonlijke gegevens doen, hoe lang ze deze bijhouden, hoe ze ervoor zorgen dat deze niet in de verkeerde handen terecht komen en met wie ze deze delen.
• Iedereen moet kunnen nagaan welke gegevens een organisatie of bedrijf over hen heeft en moet deze kunnen laten aanpassen.
• Daarnaast moet iedereen de kans krijgen om zijn of haar gegevens te laten verwijderen bij een organisatie.
• Een organisatie moet voorkomen dat er datalekken ontstaan.

Omdat KLJ via Click de meeste gegevens van onze KLJ’ers bewaart, staan wij ook in voor het goed uitvoeren van deze GDPR-regels. Maar ook jullie zullen wat zaken moeten ondernemen om als lokale KLJ-afdeling te voldoen aan de GDPR.

Als je persoonlijke gegevens verzamelt, moet je ook steeds meedelen aan je leden wat je precies met deze gegevens gaat doen. Dit doe je door een privacyverklaring te schrijven. Omdat KLJ alle gegevens verzamelt via Click, hebben wij voor jullie een privacyverklaring geschreven. 

Wanneer iemand lid wordt van KLJ, is het de bedoeling dat deze ook de privacyverklaring gelezen heeft. Enkel de dingen die omschreven zijn in de privacyverklaring mag je doen met de verzamelde gegevens van het lid. Dus: als er in de privacyverklaring niet staat dat je de persoonsgegevens in de infokrant gaat laten drukken, dan mag je dat ook niet doen!

Alle gegevens die wij als KLJ verzamelen via Click staan omschreven in onze privacyverklaring. Verzamel dus niet meer gegevens dan nodig. Doe je dit toch? Dan moet je een aangepaste privacyverklaring voor jouw KLJ-afdeling schrijven. Verder vind je de KLJ-inschrijvingsfiche met enkel de gegevens die je volgens onze privacyverklaring mag verzamelen.

Tip: Voorzie een afgeprinte versie van de privacyverklaring op je inschrijvingsdagen of als je rondgaat om je leden opnieuw in te schrijven. Zo kunnen mensen dit gemakkelijk doornemen.

Tip: Vraag hierbij ook de toestemming voor het nemen en verspreiden van foto’s. Gebruik hiervoor de KLJ-inschrijvingsfiche, dit staat hierin beschreven.

Let op: Een privacyverklaring moet je elk jaar opnieuw voorschotelen aan je leden, dus ook als ze reeds lid waren!

Babbel erover!

• Privacy is iets voor je hele bestuur, spreek er dus over op je vergadering.
• Duid iemand aan die hiervoor verantwoordelijk is en bekijk samen hoe je alles gaat aanpakken.

Ledenlijsten en aanwezigheidslijsten

• Zorg ervoor dat deze niet door iedereen te lezen zijn. Laat ze dus niet rondslingeren in je lokaal of zorg dat ze digitaal enkel toegankelijk zijn met een paswoord.
• Bewaar best geen persoonsgegevens op dropboxen of andere online bewaarplatformen. Op Click is er de mogelijkheid om op een beveiligde omgeving waar enkel het bestuur toegang tot heeft documenten op te slaan.
• Tip: zoek ledenlijsten en aanwezigheidslijsten enkel op via Click en bewaar ze niet op andere plaatsen op je computer.

Medische fiches

• Dit is gevoelige informatie, dat wil zeggen dat je deze sowieso niet mag bijhouden. Gooi dus na kamp of weekend steeds de medische fiches weg of nog beter: geef ze terug aan de leden/ouders. Gebruik je deze medische fiches ook in je jaarwerking? Bewaar ze altijd maximaal 1 jaar.
• Het spreekt voor zich dat je de medische fiches ook niet laat rondslingeren, zorg dat deze map ergens is waar niet iedereen er aan kan.
• Op zoek naar een medische fiche? KLJ heeft een medische fiche die jullie kunnen gebruiken.

E-mails sturen

• Stuur je mailtjes rond naar veel personen tegelijkertijd? Zet de e-mailadressen steeds in BCC.

Foto’s online plaatsen

• Ook foto’s zijn persoonlijke gegevens. Over het gebruik hiervan vind je een hele uitleg op onze aparte webpagina.

• Vragen stuur je naar privacy@klj.be
• De privacycommissie
• GDPR en het gebruik van beeldmateriaal