Nog meer winst maken op je evenement

Wist je dat er bij KLJ een maatstaf bestaat rond evenementen organiseren? Zelfs als je evenement last minute niet kan doorgaan, zou je geen verlies mogen maken. Je zou dus in principe uit de kosten moeten komen door de sponsoring die je ophaalde. Maar, hoe dan?

• Je kan hiervoor langsgaan bij winkels/zelfstandigen/ondernemers in de buurt. Vergeet zeker geen sponsorbewijs af te geven.  
• Je kan zoeken naar ‘grotere’ sponsors, zoals universiteiten, drankmerken …  
• Vergeet tenslotte niet om bij de leveranciers van jouw evenement te vragen of er een korting kan gegeven worden in ruil voor sponsoring. Zo zal de drankleverancier daar niet snel ‘nee’ op antwoorden, omdat je hen uiteindelijk ook een mooie opbrengst bezorgt.

Je helpers voor, tijdens en na het evenement in de watten leggen? Dat kunnen we alleen maar aanmoedigen, maar doe dit wel met grenzen! Helpers spenderen hun vrije tijd om van het KLJ-evenement een succes te maken. Toch merken we dat hier niet altijd even bedachtzaam mee omgesprongen wordt, waardoor deze kostenpost al snel hoog oploopt.  

Denk dus goed na over het aantal consumpties dat helpers krijgen tijdens het evenement. Is dat enkel tijdens de shift of ook wanneer ze nadien zelf deelnemen? En, wat zijn de afspraken rond de opbouw en afbraak? Samen eten is heel gezellig, maar dat moeten niet elke middag broodjes zijn. Wie laat je gratis binnen op je evenement? Ook daar kan je een minimumverwachting qua hulp stellen. 

Niets zo vervelend als massa’s hamburgerbroodjes, ajuinen en drank over hebben. Noteer na het evenement dus goed hoeveel er van alles over was, zodat je het jaar nadien een perfecte winkellijst hebt. Probeer goede afspraken te maken over o.a. de drank. Er is altijd wel een brouwer te vinden die terugneemt wat je niet open maakte.  

Een juiste inschatting maken, is trouwens ook belangrijk voor het promomateriaal. Niemand heeft er wat aan dat je over 10 jaar nog affiches hebt van een evenement dat je nu organiseert.

“Hoeveel moet een bonnetje kosten? Evenveel als vorig jaar, maar dan 10 cent duurder?”

Er zijn betere tactieken te bedenken! Voor drank kan je bij de brouwer een offerte aanvragen en perfect inschatten wat één drankje voor jou zal kosten. Is het wel zo logisch dat alle cocktails dezelfde prijs hebben? Of zit er in aankoopprijs toch een voldoende groot verschil op om voor die ene cocktail een extra bonnetje te vragen?

Over die cocktails gesproken ... Het is ook handig om goed te noteren hoe ze gemixt worden. Zo doet iedereen dit op eenzelfde manier en heb je het niet voor dat er per ongeluk te veel sterke drank in zit, wat het onnodig duur maakt voor je KLJ.  

Je kan hetzelfde te werk gaan voor het eten en de snacks.  

"Franske weet wie van de leiding de voorverkoopkaarten nog moet terugbetalen."

"Ciske weet ongeveer wie de T-shirt van het evenement al betaalde en wie niet."

Alle inkomsten en uitgaven opvolgen met een digitaal kasboek is een must om de juiste mensen aan de juiste kosten te herinneren. Bovendien zal het zonder digitaal kasboek heel moeilijk zijn om uit te zoeken waar je volgend jaar nog meer winst kan uithalen. Hoe dan ook is het aangeraden om zoveel mogelijk met digitale betalingen te werken en cash geld te vermijden (bv. ook bij sponsors) en om enkele verantwoordelijken te kiezen om het overzicht te bewaren.

Een goed evenement begint op papier. Door vooraf een duidelijke begroting te maken, krijg je zicht op welke inkomsten en uitgaven je kan verwachten. Zet alle verwachte kosten op een rij: zaalhuur, artiesten, materiaal, promotie, drank, eten, vergunningen … en zet daar je verwachte inkomsten tegenover, zoals sponsoring, ticketverkoop, eet- en drankverkoop. Vergeet ook de (gemeentelijke) subsidies niet.  

Zo zie je meteen of je plan financieel haalbaar is én waar je misschien moet bijsturen. Vergeet niet om een veiligheidsmarge in te bouwen voor onverwachte kosten. En werk tijdens het evenement je begroting bij met de werkelijke bedragen, zodat je achteraf een realistisch overzicht hebt en het jaar nadien nog beter kan plannen.