Skip to main content

Kassier en kasboek

De kassier is je schatbewaarder. Het kasboek is zijn logboek. Daarrond moet je duidelijke afspraken en regels maken, voor een financieel gezonde afdeling.
 

De kassier is je schatbewaarder. Het kasboek is zijn logboek. Daarrond moet je duidelijke afspraken en regels maken, voor een financieel gezonde afdeling.
 

Wie is de kassier?

Over de functie en het profiel van een kassier vind je hier meer. De kassier heeft een belangrijke rol in het bestuur. Hij moet voldoende kennis, tijd en verantwoordelijkheidsgevoel hebben om zijn taak goed te doen.

Welke afspraken over de centen?

Maak duidelijke afspraken met je kasbeheerder:

  • Geef een duidelijke deadline voor een regelmatig kasverslag. Bijvoorbeeld: de kassier voorziet elke maand een kasverslag op de bestuursvergadering. Dat garandeert transparantie voor de andere bestuursleden. Wat vertelt dat kasverslag?

    • Hoeveel hebben we in kas: cashgeld, zichtrekening en spaarrekening?

    • Wat werd er de voorbije maand uitgegeven?

    • Welke bedragen waren inkomsten?

    • Is er winst of verlies gemaakt op een evenement?

    • Welke grote uitgaven moeten volgende maand gebeuren?

  • Zet afspraken over wie welke uitgaven mag doen op papier. Vanaf welk bedrag beslist het bestuur of het mag worden uitgegeven? Welk mandaat heeft de kassier zelf?

 

Ook regels voor de hele bestuursploeg zijn nodig:

  • Welke onkosten worden terugbetaald? Wie krijgt kilometervergoeding, en hoeveel? Hoe moeten die onkosten bewezen worden?

  • Wie betaalt wanneer en hoeveel voor zijn drank?

  • Hoeveel betaalt leiding die meegaat op kamp?

Het digitale kasboek

Om het kasbeheer te vereenvoudigen ontwikkelde KLJ een gratis digitaal kasboek. Dit kasboeksjabloon geeft altijd een goed overzicht over de financiën van je afdeling. Onderaan vind je het kasboek 3.0 en de handleiding, klaar om meteen te gebruiken. Waar helpt het digitale kasboek je bij?

  • De inkomsten en uitgaven uit elkaar houden

  • De verrichtingen en transacties van de zicht- en spaarrekening en de kassa (cash) bijhouden

  • Automatisch berekenen hoeveel geld jullie nog hebben en wat het saldo is van initiatieven

In kasboek 4.0 kan je werken met meerdere rekeningen en een jaarrekening opmaken wanneer je werkt met een vzw.

Tip: Je kan het kasboek gebruiken voor een (fictieve) extra rekening waarmee het eenvoudiger is om het overzicht te bewaren over wie betaald heeft voor bijvoorbeeld een uitstap of een eetfestijn.

Heb je nog vragen over het kasboek?

Wij verzamelden de 10 meest gestelde vragen over het kasboek. 

Bekijk de FAQ

Kasboek opstarten

Kasboek bewaren

Kasboek: uitgaven en inkomsten ingeven

Kasboek: werken met codes

Centen op evenementen

Hoe weet je hoeveel startbudget je nodig hebt voor een evenement? En hoe ga je tijdens een evenement om met cashgeld? Meer over de financiën van een evenement vind je hier.

Hulp van een expert?

De KLJ-werkgroep Financiële Analyse komt graag langs bij jouw afdeling.

 

Vraag aan

Eerste hulp bij de kas

Voor hulp bij alles wat met de kas te maken heeft staan er 10 vrijwilligers klaar om afdelingen te helpen. 

Mathijs Peers is de vrijwillige voorzitter van de werkgroep. Heb je een vraag over de kas dan kan je bij hem terecht via kas@klj.be.

Mathijs is al 4 jaar en tellende kassier bin KLJ Hoeleden. Een bankkaart en schoendozen vol facturen en rekeningen, daar ben ik toen mee gestart. Die bankkaart is ondertussen al een paar keer vervangen en die schoendozen heb ik ritueel verbrand. Het was tijd voor wat orde, digitalisering, zeg maar een nieuwe start.

Site by Wieni