Veelgestelde vragen van leiding

Alle informatie over hoe het steunfonds werkt en hoe je het via Twizzit aanvraagt voor lidgeld, kampen en weekends, meerdaagse bovenlokale initiatieven of de franchise van de verzekering voor lichamelijke ongevallen, vind je op de KLJ-website. 

Alle info over wat fiscale attesten zijn en hoe je ze op Twizzit genereert, vind je op de KLJ-website. In deze webinar tonen we hoe je attesten en specifiek fiscale attesten kan genereren in Twizzit.

De nationale KLJ-lidkaart is zichtbaar voor iedereen met een lidmaatschap. De leden kunnen zelf hun lidkaart bekijken als ze klikken op hun lidmaatschap. In CRM kan je in bulk lidkaarten downloaden door leden te selecteren en de actie 'Lidkaarten downloaden' te selecteren. 

Meer info over lidkaarten vind je hier.

Je kan je animatorattest niet raadplegen via Twizzit. Dit is te vinden in de kavo-tool van de Vlaamse overheid.

Je moet niet zelf aanduiden dat een lid een zomerlid is. Er wordt een automatische korting gegeven op een A-lidmaatschap vanaf 15 maart. Je kan dus voor zomerleden hetzelfde inschrijvingsformulier gebruiken als het formulier dat je gebruikt in het begin van het werkjaar om de ledenadministratie in orde te brengen. 

Meer info over hoe je een lidmaatschap toevoegt aan een bestaand contact vind je hier.

Een administrator van je afdeling (dit is sowieso de secretaris) kan via de instellingen onder Klantdetails > Admins extra personen de rol van administrator geven. Je kan maximaal 6 personen de rol van administrator geven.

Let op, het is geen goed idee om veel admins te hebben! Administratoren kunnen alles aanpassen in Twizzit, wat betekent dat ze ook alles kunnen aanpassen, mogelijks verkeerd configureren, verwijderen ... Je hoeft dus zeker niet zoveel mogelijk bestuursleden admin te maken. Geef deze rol aan bestuursleden die veel met Twizzit zullen werken om de ledenadministratie te doen, de planning te beheren en activiteiten aan te maken, formulieren op te maken … KLJ Nationaal raadt aan om met twee admins te werken zodat mocht een admin stoppen met diens engagement, dat de andere admin een nieuwe mede-admin kan aanduiden en de configuratie van Twizzit kan blijven doen.

Je kan de toegangsbeheermodule gebruiken om de andere bestuursleden ook toegang te geven aan de onderdelen van Twizzit die voor hen nuttig zijn. Denk hierbij na over hoe jouw bestuursploeg werkt: “Moet iedereen mee kunnen schrijven aan de nieuwsbrief of alleen de communicatieverantwoordelijke?”, “Kan elke leiding inschrijvingsformulieren aanmaken voor evenementen of alleen de werkgroep van de fuif?”, “Mag iedereen nieuwsberichten posten naar alle ouders en leden of alleen de hoofdleiding?”… Op basis van hoe jouw afdeling werkt, kan je de toegang tot de verschillende onderdelen van Twizzit instellen. 

Het is mogelijk om in het contactprofiel van je leden extra e-mailadressen en mobiele telefoonnummers toe te voegen en daarbij aan te geven of dit de gegevens van de ouders zijn. 

Het is ook mogelijk om de contactgegevens van de ouders bij te houden in een apart contactprofiel, net zoals je voor elk lid een contactprofiel hebt. Het verschil is dat de ouders geen lidmaatschap hebben. Je kan ouders uitnodigen om een account aan te maken, zodat ze hun informatie zelf kunnen toevoegen. 

De contactprofielen van de leden en hun ouders/voogden/broers/zussen kunnen met elkaar gelinkt worden via de module families in CRM.  

In Twizzit moet je je kamp niet meer afsluiten. In het vorige administratiesysteem werd dit wel verwacht, omdat KLJ Nationaal de fiscale attesten zo kon genereren. Dat is nu niet meer nodig, aangezien je de fiscale attesten nu zelf kan laten genereren in Twizzit.  

Meer info over hoe je fiscale attesten genereert, vind je hier.

Je kan je leden indelen per leeftijdsgroep door gebruik te maken van de groepen-module. Je kan een team aanmaken voor elke leeftijdsgroep die je hebt en deze automatisch samenstellen door regels toe te voegen op basis van de leeftijd van je leden. Meer info en een video over hoe je groepen automatisch samenstelt, vind je hier. In CRM kan je de groepen gebruiken bij het filteren om alleen de leden die deel zijn van een bepaalde groep te laten zien. 

De afbeelding met het afdelingslogo is niet beschikbaar op Twizzit. Je kan het logo van je afdeling opvragen bij het secretariaat via secretariaat@klj.be. Vervolgens kan je die afbeelding uiteraard wel zelf uploaden in de media van Twizzit, om het daar te bewaren en te gebruiken in formulieren en nieuwsbrieven.

Er is niet maar één goede manier om evenementen, vergaderingen of activiteiten te registreren in Twizzit. Wat het beste werkt, hangt af van de soort activiteit die je voor ogen hebt en wat je afdeling het handigste vindt om te gebruiken. 

De module 'aanwezigheden' in de kalender is eerder geschikt om bij te houden wie erbij was op een vergadering of een activiteit. Werken met de inschrijvingsformulieren is beter geschikt voor evenementen en activiteiten waar je veel deelnemers verwacht. Wanneer je inschrijvingsgeld vraagt of tickets wil aanmaken, moet je sowieso werken met de inschrijvingsformulieren. 

Alle info over hoe de omniumverzekering werkt en hoe je deze aanvraagt in Twizzit, vind je hier op de KLJ-website. 

Mocht je een fout gemaakt hebben bij het registreren van je kamp, mag je dit altijd doorgeven aan het secretariaat via secretariaat@klj.be. 

Alle info over waar je een VOM over kan aanvragen en hoe je dit via Twizzit doet, vind je hier op de KLJ-website.

Deze info is niet integraal overgezet uit het vorige systeem, maar de info is zeker niet verloren. Je kan de emailadressen of andere info die niet automatisch mee zijn overgezet, opvragen bij het secretariaat via secretariaat@klj.be.  

Waarom hebben we niet gewoon alle info die we al hadden overgezet naar Twizzit? We hebben dit bewust niet gedaan, omdat veel info uit het vorige systeem foutief of onvolledig was. Om er zeker van te zijn dat we geen enkele van deze foutieve data meenamen, moesten we verplicht data die wel correct was ook achterwege laten.

Je kan een mutualiteitsattest laten genereren in Twizzit via de module attesten. In deze webinar wordt getoond hoe je attesten laat genereren in Twizzit. In de video zie je hoe fiscale attesten worden opgemaakt, maar het principe is exact hetzelfde voor mutualiteitsattesten. 

Meer info over hoe de module 'attesten' werkt, vind je hier.