Evalueren in tijden van corona

Vergaderen gebeurt nog steeds digitaal en het aantal te bespreken agendapunten valt mee. We hebben dus wat meer tijd en deze kunnen we gebruiken om te evalueren. Hieronder vind je een aantal tips die een digitale evaluatie mogelijk maken.

Neem het kwaliteitsinstrument eens bij de hand en bekijk de verschillende thema’s die je kan evalueren. Hoe zit het met ons imago in tijden van corona? Is onze facebookpagina en website up-to-date? Hoe lopen onze activiteiten? Hoe gaat het met onze bestuurswerking? 

Extra tip: Je hoeft geen aparte vergadering te organiseren om te evalueren dit kan tijdens een bestuursvergadering. Zet een thema op de planning, bepaal een tijdslimiet, kies een methodiek en je kan van start gaan.

Ze zeggen dat evalueren niet nodig is als alles goed gaat in je afdeling. NIET WAAR! Evalueren kan altijd en zorgt ervoor dat je afdeling naar the next level gaat. Door over verschillende thema’s in gesprek te gaan en feedback te geven, kan je jezelf én je afdeling laten groeien. Hoe kan je hierop inzetten?

2.1. Het Fruscom-rondje

Start de vergadering met een fruscomrondje. Alle bestuursleden krijgen om de beurt het woord. Wie frustraties heeft mag deze uiten. Let er op dat je steeds een ik-boodschap brengt en je eigen noden uitspreekt. Val zeker niemand aan, maar verwoord wat je mist of waar jij nood aan hebt. Voor elke frustratie die je uit, moet je ook een compliment geven aan een ander bestuurslid.

2.2. Een pluim voor jou

De leidingsboost biedt een methodiek om elkaar een pluim te geven. Gebruik hem gerust digitaal!  Geef alle bestuursleden even de tijd om na te denken wie ze een pluim willen geven. Gebruik hiervoor een Google Jamboard. Heel eenvoudig, je krijgt een wit blad en iedereen kan notities plakken met pluimen voor medebestuursleden!

Wil je jouw leidings- of bestuursploeg een boost geven? Dit kan met de methodieken van de leidingsboost. Maar kunnen we hem wel gebruiken want we kunnen niet samenkomen? Dit kan zeker! Hier enkele methodieken uit de leidingsboost gedigitaliseerd.

3.1. Zeg het met een cartoon

Bespreek de bestuurswerking met een afbeelding, cartoon of meme vanop het wereldwijdeweb. Geef elk bestuurslid even de tijd om een afbeelding te vinden die volgens hem bij de bestuurswerking past. Stel deze in als achtergrond en bespreek daarna alle afbeeldingen. Je kan ook de cartoons uit de leidingsboost gebruiken.

3.2. Meer, minder of gelijk

De begeleider, dit kan de hoofdleider of PM’er zijn, legt enkele stellingen voor. Alle bestuursleden zoeken een groen (meer), rood (minder) of oranje (gelijk) voorwerp om aan te geven hoe akkoord ze zijn met een bepaalde afspraak of stelling. Tip: maak gebruik van de stellingen die je vindt in het kwaliteitsinstrument.

3.3. Je hand zegt alles

Teken je handafdruk op een blad papier. Schrijf daarna bij elke vinger het antwoord op volgende vragen:

• Waar ben je goed in? (duim)
• Wat wil je bereiken? Wat is je doel? (wijsvinger)
• Waar heb je een hekel aan? (middelvinger)
• Waar ben je trouw aan? Waar hecht je waarde aan? (ringvinger)
• Waar wil je nog in groeien? Waarin voel je je klein? (pink)
• Extra: wat heb ik hiervoor nodig? (handpalm)

Deel alle bestuursleden op in groepjes door gebruik te maken van breakout-rooms (of een extra vergadering als dit niet mogelijk is). Bespreek de vragen en koppel dit nadien terug in grote groep.

Afspraken maken is altijd belangrijk, ook digitaal.

• Maak een voorbereiding en deel die met de overige bestuursleden. Zo weet iedereen welke agendapunten er zijn en kan iedereen zich wat voorbereiden.
• Gebruik het gepaste kanaal. Het is tijdens een vergadering en evaluatie belangrijk om oog te hebben voor iedereen. Zorg er dus voor dat iedereen in beeld is.
• Zet je camera en microfoon aan. Dit zorgt ervoor dat het gemakkelijk is om in gesprek te gaan. Het is goed dat je kan zien hoe iedereen reageert.
• Laat iedereen uitspreken. Heb je nog aanvullingen? Steek digitaal je hand op of reageer kort in de chat. Je komt zo aan de beurt.

Is de vergadering of evaluatie gedaan? Blijf samen nog even hangen voor een spelletje Haxball of scriblio of praat gezellig nog wat na. Iedereen heeft nood aan wat ontspanning.