Promo maken voor een evenement is belangrijk, want je wil natuurlijk dat jouw fuif, eetfestijn, sportfeest of Trekkertrek veel aantrek heeft. Weet je niet goed waar te beginnen? Geen zorgen, want met dit stappenplan word je in een mum van tijd een krak in het maken van promo!
1. Doelgroep bepalen
Je denkt eerst met je leidingsploeg na over wie wat moet weten of doen. Bij wie wil je dit evenement promoten? Moeten jongeren tussen 16 en 25 jaar uit vijf gemeentes overtuigd worden om naar je fuif te komen of wil je gezinnen uit je dorp die je nog niet kent, overtuigen om naar jouw KLJ-jubileum te komen?
2. Boodschap bepalen
Eens je de doelgroep bepaald hebt, ga je nadenken over hoe je die personen kan bereiken. Wat kan de doelgroep over de streep trekken? Welke info en welk gevoel wil je de doelgroep meegeven met je promo? Wat moeten mensen zeker weten en wat wil je dat ze uiteindelijk doen?
3. Tijd en middelen bepalen
Per evenement bepaal je best met je leidingsploeg hoeveel tijd en middelen jullie willen besteden aan de promo. Is er iemand die tijd heeft om affiches en flyers te maken? Is er iemand die socialemediacampagnes kan maken? En wat is het budget voor online én offline promomateriaal?
4. Communicatiekanalen bepalen
Daarna onderzoek je waar en wanneer je doelgroep open staat voor jouw communicatie. Via welke kanalen bereik je hen het best? Een post op sociale media, affiches, een persoonlijk (chat)gesprek, flyers, e-mails, broodzakken, een bord langs de weg, een stunt tijdens de jaarmarkt, een advertentie, een huisbezoek, een persbericht … Echt alles kan! Je combineert best verschillende communicatie-acties, want zo heb je meer kans om gespot te worden.
5. Communicatietaken uitdelen
Als laatste duid je een verantwoordelijke per communicatiekanaal of communicatie-actie aan. Wie maakt de offline promo, zoals flyers en affiches? Wie neemt contact op met de drukker? Wie maakt de socialemediaposts? Schakel zeker je netwerk om je promoplan uit te voeren. Vraag hulp van tussenpersonen zoals ouders, journalisten, oud-leiding, buurtbewoners, de gemeente en de lokale bakkers, boeren en winkels. Spreek ook duidelijke deadlines af met je leidingsploeg.
Pro-tip Gratis promo voor je evenement
Wil jij gratis promo? Registreer dan je evenement op Click! Log in en ga naar ‘Eigen kalender’. Als je dan op ‘Lokale activiteit toevoegen’ klikt, kan je alle info van je evenement invullen zoals de naam, het type evenement, de start- en einddatum, de kostprijs, de locatie en een link naar de website. Op deze manier komt je evenement op de KLJ-website terecht en maak je automatisch kans om op de regionale instagrampagina te verschijnen.