Waarom een overeenkomst voor je lokaal?

Het hebben van een schriftelijke overeenkomst over het bezit van, het beschikken over of het gebruik van een lokaal is heel belangrijk. Het omvat een aantal afspraken tussen eigenaar en gebruiker, of in een ander geval tussen koper en verkoper. Die afspraken zijn in de meeste gevallen ook juridisch afdwingbaar.

Weet je niet of je afdeling eigenaar is of weet je niet of je al dan niet over een overeenkomst beschikt? Dan is het eerste wat je te doen staat op zoek gaan naar de nodige documenten.

Als je niet weet wie de eigenaar is van de grond of het gebouw, dan ga je best naar het kadaster of het gemeentehuis. Het kadaster is een instelling met plaatselijke kantoren die allerlei documenten verzamelen en beheren over gebouwde en ongebouwde eigendommen. Hier kan je dus vinden wie de eigenaar is van een grond of gebouw. Jouw gemeente heeft ook toegang tot de database van het kadaster.

Het hebben van een schriftelijke overeenkomst voor je lokaal is echt heel belangrij. Zowel de huurder/gebruiker als de verhuurder/eigenaar weten dan welke hun rechten en plichten zijn. Dit vermijdt dikwijls heel wat over en weer gepraat. Als je geen schriftelijke overeenkomst hebt, ga je dus best met de eigenaar van het lokaal rond tafel zitten om er een op te maken. Op die manier kan je het gebruik van het lokaal bestendigen en weet je waar je op kan rekenen.

Als je geen schriftelijke overeenkomst hebt met de eigenaar van je lokaal, dan is het aan je afdeling om te bewijzen dat je al langer gebruik maakt van het lokaal. Het is echter veel moeilijker je rechten op te eisen als je afdeling bijvoorbeeld uit het lokaal gezet wordt.

In de loop der jaren is de overeenkomst van je afdeling verloren gegaan of ergens blijven liggen bij iemand van het bestuur of … Geen nood! In de meeste gevallen is deze overeenkomst terug op te sporen:

• Spring eens binnen bij iemand van de oud-leiding. Vaak weten zij waar het originele exemplaar ligt.
• Als het om een gemeentelijk lokaal gaat, wordt in bijna alle gevallen een kopie van de overeenkomst bewaard op de jeugddienst. Spreek dus je jeugdconsulent aan.
• Als het om een particulier lokaal gaat, spreek je de eigenaar van het lokaal aan. Die kan je hoogstwaarschijnlijk een kopie bezorgen.

Soms kan het een echte speurtocht worden. In dat geval kan je altijd ondersteuning vragen bij je jeugdconsulent. Die heeft vaak heel wat contacten die je verder kunnen helpen.

Het is belangrijk voor toekomstige leiding dat de overeenkomst voor je lokaal goed bewaard blijft. Op die manier kunnen ze die raadplegen en komen ze niet voor verrassingen te staan. Enkele hulpmiddelen:

• Bewaar de overeenkomst in een map in je lokaal, waarin je alle administratie over je lokaal verzamelt. Zet de map op een vaste plaats in je lokaal.
• Scan de overeenkomst in en bewaar ze in de gedeelde digitale map van je KLJ-afdeling.
• Bezorg een kopie van de overeenkomst aan KLJ Nationaal. Daar wordt de overeenkomst dan bewaard en gearchiveerd. Dit kan via de post of via mail. Diestsevest 32 3b, 3000 Leuven of lokalen@klj.be
• Je kan de overeenkomst ook bij een notaris laten registeren. Hiervoor betaal je wel registratiekosten.