KLJ gebruikt Twizzit als ledenadministratieplatform. Met deze handige tool kan je de administratie van je afdeling helemaal op punt zetten: van ledenbeheer tot communicatie, planning, betalingen en meer.
KLJ gebruikt Twizzit als ledenadministratieplatform. Met deze handige tool kan je de administratie van je afdeling helemaal op punt zetten: van ledenbeheer tot communicatie, planning, betalingen en meer.
Benieuwd waarom KLJ is overgestapt van Click naar Twizzit en wat er daardoor allemaal is veranderd? Lees er alles over in dit artikel!
Als je op zoek bent naar nuttige links en tips over Twizzit en graag wil weten hoe dit specifiek voor KLJ werkt, dan ben je hier op de juiste plek. Op de webpagina rond de FAQ kan je antwoorden vinden op nieuwe vragen die binnenkomen via beroepskrachten, twizzit@klj.be of via andere kanalen.
Twizzit is een apart platform dat door veel verschillende verenigingen en clubs wordt gebruikt. Het is dus niet zo dat KLJ eigenaar is van Twizzit, zoals ze dat wel was van Click, het vorige administratiesysteem.
Deze omgeving is van het bestuur, de leiding en de leden. Zij kunnen dit volledig aanpassen naar eigen wensen! Hier draait het volledig rond de administratie die je afdeling moet doen om leden in te schrijven, nieuwsbrieven te verzenden, leeftijdsgroepen te maken …
Bij 'Mijn Twizzit' zie je wat je allemaal kan doen op Twizzit. Je kan informatie raadplegen over lidmaatschappen, attesten, inschrijvingen … Hoe je de onderdelen van deze pagina kan gebruiken, lees je hier.
Het kan zijn dat je niet alle onderdelen van Twizzit te zien krijgt want dit wordt bepaald door de administrators van de Twizzit-omgeving (de bestuursleden).
Bij 'Beheren' kan je als leiding de Twizzit-omgeving configureren, nieuwe formulieren aanmaken, activiteiten plannen en ga zo maar door. De administrator(s) (dit is sowieso minstens de secretaris) kunnen al de functionaliteiten die hieronder staan beheren. Ze kunnen ook andere bestuursleden toegang geven om deze mee te beheren. Hoe je dat doet lees je hier.
Een administrator kan alles dat je maar kan aanpassen binnen Twizzit ook effectief aanpassen. Het is dus een goed idee om niet iedereen zomaar administrator te maken. KLJ Nationaal raadt aan om met twee admins te werken zodat mocht een admin stoppen met diens engagement, dat de andere admin een nieuwe mede-admin kan aanduiden en de configuratie van Twizzit kan blijven doen.
Wat je allemaal kan instellen en hoe je werkt met de verschillende onderdelen van Twizzit, ontdek je via onderstaande links:
Dit is de Twizzit-omgeving van KLJ Nationaal. Deze omgeving is gelijkaardig aan wat leden en leiding die geen beheerder zijn kunnen zien in de Twizzit-omgeving van je afdeling. Deze omgeving zal je als lid of leiding gebruiken om informatie en evenementen van KLJ Nationaal te ontdekken. Als bovenlokaal vrijwilliger vind je hier de planning, communicatie en taken van je bovenlokale werkgroep.
Je zal in deze omgeving de volgende zaken kunnen raadplegen:
In Twizzit begin je elk werkjaar met een lege ledenlijst. Ook de kinderen en jongeren die vorig jaar lid waren moeten de inschrijving opnieuw bevestigen. Breng dit meteen in orde, want personen die niet in de lijst staan zijn niet verzekerd via KLJ Nationaal.
Om de ledenlijst te vullen met alle leden van dit jaar, laat je zowel leden van vorig jaar als nieuwe leden een inschrijvingsformulier in Twizzit invullen, waarvan KLJ Nationaal voor jouw afdeling een sjabloon heeft klaargezet. Zo verzamel je voor alle nieuwe leden ineens de juiste gegevens en is er voor de bestaande leden een controle op de gegevens. Wanneer iemand het formulier heeft ingevuld, verschijnt die persoon meteen op de juiste manier in de huidige ledenlijst. Jij hebt dan als bestuurslid/leiding geen verdere administratie.
Bovendien kan je, wanneer personen het formulier invullen, ineens een digitale betaling mogelijk maken (dit is een optie, geen verplichting). Je kan in één overzicht zien wie wat al betaald heeft, handig! Handmatige opvolging van de betalingen is natuurlijk nog wel nodig als personen hebben aangeduid dat ze cash zullen betalen.
Let op! Als je digitale betaling wil activeren in Twizzit moet je eenmalig een kost van € 49 (excl. BTW) betalen. Deze betaling wordt gebruikt om het rekeningnummer en de bijhorende informatie te controleren, en dekt de kosten voor het valideren. Het kan tot 10 werkdagen duren alvorens het rekeningnummer wordt goedgekeurd en gebruikt kan worden voor betalingen. Je ontvangt een bevestiging zodra de account is goedgekeurd.
Je kan ook alle informatie van bestaande/nieuwe leden handmatig invullen in Twizzit, maar dat geeft je als leiding/bestuurslid veel meer werk en zo is er een grotere kans op fouten. Dit raden we af! Als je een persoon handmatig wil toevoegen moet je deze stappen uitvoeren:
Ga in Twizzit naar 'beheren' en vervolgens naar 'inschrijvingsformulieren'. Je klikt rechtsonder op het plusje en selecteert dan onder de categorie KLJ het sjabloon 'Ledenadministratie 26-27'. Dit formulier bevat alle info die verplicht is om door te geven aan KLJ Nationaal en ook voorbeelden over wat je als afdeling kan toevoegen in het formulier (bv. kamp ook al betalen, uniform mee aankopen …). Wanneer iemand het formulier heeft ingevuld, verschijnt die persoon meteen op de juiste manier in de huidige ledenlijst. Jij hebt dan als bestuurslid/leiding geen verdere administratie.
Let op! Je moet eerst nog op twee plaatsen het formulier aanvullen. Als je dit niet doet zal het formulier niet correct werken en zal het lid niet ingeschreven automatisch ingeschreven worden en dus ook niet verzekerd zijn.
De twee stappen worden hieronder uitgelegd in tekst en in het filmpje of op youtube.
De twee aanpassingen die je nog moet doen om het formulier te gebruiken zijn:
Onderaan de eerste pagina van het formulier, bij "lidmaatschap KLJ" zal je nog de verschillende lidmaatschappen die je kan aanvragen moeten toevoegen, en ook hoeveel lidgeld ervoor moet worden betaald. Selecteer enkel het A-lidmaatschap en het D-lidmaatschap. Met de G-lidmaatschappen moet je in dit inschrijvingsformulier geen rekening houden.
Het A-lidmaatschap is het standaard lidmaatschap en kost 26 euro. Als je afdeling meer of minder dan de standaardprijs voor een A-lidmaatschap vraagt kan je een andere prijs ingeven. Weet wel dat KLJ Nationaal voor een A-lidmaatschap altijd 26 euro zal aanrekenen.
Het D-lidmaatschap is een kortingstarief als je al lid bent bij een andere KLJ-afdeling of Groene Kring-gewest en kost 13 euro. Als je afdeling meer of minder dan de standaardprijs voor een D-lidmaatschap vraagt kan je een andere prijs ingeven. Weet wel dat KLJ Nationaal voor een D-lidmaatschap altijd 13 euro zal aanrekenen.
Als de leden zich ingeschreven hebben bij jouw afdeling en ze hun lidgeld betaald hebben, zal je afdeling vanaf november een factuur ontvangen, die je ook in Twizzit kan betalen. Zo kan je het inschrijvingsgeld van alle ingeschreven leden betalen aan KLJ Nationaal. Het is dus niet zo dat de secretaris per ingeschreven lid een factuur krijgt.
KLJ zorgt ervoor dat alle leden verzekerd zijn voor verschillende ongevallen, schade, risico’s ... Dit zorgt ervoor dat als je een lichamelijke kwetsuur oploopt tijdens een activiteit, of per ongeluk materiaal stukmaakt van iemand die niet in de KLJ zit, de grote kosten worden betaald door de verzekering en niet door jou. KLJ Nationaal moet dus kunnen weten of iemand lid is, en dat kan alleen maar als die persoon ingeschreven is.
Het is dus belangrijk om te onthouden: NIET ingeschreven = NIET verzekerd.
Als je de bestuurslijst van je afdeling in orde wil brengen, moet je niet meer expliciet op een knop drukken om de lijst te bevestigen. De bestuurslijst moet uiteraard wel geüpdatet worden. Let op! Ook alle bestuursleden en leiding moeten zich opnieuw inschrijven voor het nieuwe werkjaar, anders zijn ze niet zichtbaar in de ledenlijst omdat ze geen lidmaatschap hebben.
KLJ Nationaal gebruikt als deadline voor de bestuurslijsten van afdelingen 30 september.
Zorg er dus voor dat alle bestuursleden en leiding voor het komende werkjaar vóór 30 september:
Heeft jouw afdeling nog andere functies die niet bij contactfuncties staan (bv. afvalverantwoordelijke)? Dan kan je extra contactfuncties aanmaken binnen je bestuur. Hoe dat moet, lees je hier.