De werkgroep bestaat uit (minstens) 8 vrijwilligers, een vrijwillige eindverantwoordelijke (VE) en een begeleidende beroepskracht. In het schema hieronder zie je hoe de werkgroep Logistiek is opgebouwd.
Werkgroep Logistiek KLJ 100
De werkgroep Logistiek KLJ 100 voorziet al het noodzakelijke materiaal en een degelijk transportsysteem om alles tijdig op de juiste plaats te krijgen tijdens het evenement. Bovendien valt ook de opbouw- en afbraakplanning, alsook de technische voorziening voor KLJ 100 onder de verantwoordelijkheid van deze werkgroep. De werkgroep wordt opgevolgd door een vrijwillige eindverantwoordelijke (VE) die deel is van de Kerngroep en een verantwoordelijke beroepskracht van team Evenementen.
De werkgroep Logistiek KLJ 100 voorziet al het noodzakelijke materiaal en een degelijk transportsysteem om alles tijdig op de juiste plaats te krijgen tijdens het evenement. Bovendien valt ook de opbouw- en afbraakplanning, alsook de technische voorziening voor KLJ 100 onder de verantwoordelijkheid van deze werkgroep. De werkgroep wordt opgevolgd door een vrijwillige eindverantwoordelijke (VE) die deel is van de Kerngroep en een verantwoordelijke beroepskracht van team Evenementen.
Wie zit in de werkgroep?
Wat doet de werkgroep?
Materiaal en faciliteiten
De werkgroep bedenkt een efficiënt systeem voor materiaalaanvraag (door andere werkgroepen) met snelle terugkoppeling tussen aanvrager en verwerker (werkgroep Logistiek) en rolt deze uit voor gebruik tijdens het voorbereidende luik van de organisatie. Aansluitend hierop dient er ook nagedacht te worden over welke faciliteiten (gebouwen, transporten, ondersteunend materiaal ...) er noodzakelijk zijn om een efficiënt materiaalbeheer te garanderen tijdens het evenement zelf.
Enkele concrete taken:
- Systeem voor materiaalaanvraag en terugkoppeling uitwerken.
- Materiaallijst continue opvolgen tijdens voorbereiding.
- Communiceren met aanvragers over stand van zaken van hun aangevraagd materiaal.
- Nadenken over noodzakelijke faciliteiten en hoe we hiermee aan de slag gaan.
- Offerte’s aanvragen i.f.v. noodzakelijke faciliteiten.
- (Groot) materiaal bestellen.
- Samenwerking met uitleendienst(en) bekijken.
Vervoers-, opbouw- en afbraakplanning
In functie van materiaal en faciliteiten dient er een vervoersplanning opgesteld te worden voor het evenement zelf. De centrale vraag is hier: Hoe krijgen we al het materiaal tijdig op de correcte plaats, en vervolgens tijdig terug bij onze materiaalopslag?
Bovendien is de werkgroep ook verantwoordelijk voor de gehele opbouw- en afbraakplanning. De werkgroep bedenkt hoe de opbouw en afbraak er concreet zal uitzien: Welke taken moeten er uitgevoerd worden? Wie doet wat wanneer?
Enkele concrete taken:
- Volledige vervoersplanning (zowel op terrein zelf, als van en naar terrein) opstellen & coördinatie uitvoering tijdens het evenement.
- Offerte’s en vastleggen van transportmiddelen en ander relevant ondersteunend materiaal.
- Voorbereiden opbouw- en afbraakplanning & coördinatie uitvoering tijdens het evenement.
Technische productie
De werkgroep voorziet al het nodige materiaal én ook de noodzakelijke ondersteuning voor de technische productie. Denk in grote lijnen aan het voorzien én uitvoeren van al het nodige tijdens een optreden (licht, podium, geluidsinstallatie en het bedienen van dit alles).
Enkele concrete taken:
- Nadenken over noodzakelijk materiaal en hoe (uitleendienst, verhuurder) we dit zullen voorzien: licht, geluid, podium ...
- Opzet en afbraak van licht, geluid, podium ...
- Bediening van al het technisch materiaal.
- Communicatie met gebruiker(s) van het materiaal (bv. muzikant) over wat zij nodig hebben en hoe dit te regelen (specifiek materiaal, of specifieke lichteffecten tijdens een show ...)
Wat verwachten we van jou?
Je bent aanwezig op vergaderingen
- In aanloop naar KLJ 100 vergadert de werkgroep Logistiek KLJ 100 minstens 1 keer per maand.
- Na KLJ 100 is er een evaluatievergadering.
- De vergaderingen gaan 's avonds door, maar kunnen - indien wenselijk - ook op een ander moment van de dag plaatsvinden.
- We verwachten van vrijwilligers dat zij aanwezig zijn op elke vergadering. Natuurlijk kan er eens iets tussenkomen, mits een verwittiging hoeft dit geen probleem te vormen.
Je engageert je voor én tijdens KLJ 100
- Tijdens de voorbereidingsweek help je mee met de coördinatie van de opbouw en het leveren en klaarzetten van het materiaal.
- Je bent onmisbaar (!) op KLJ 100 om dit evenement in goede banen te leiden.
- Helpende handen bij de afbraak zijn meer dan welkom.
- Alle leden van de werkgroep komen de gemaakte afspraken na binnen de afgesproken termijn.
- Het engagement loopt van maart 2026 tot oktober 2027.
Wat mag jij verwachten?
- Een onvergetelijke KLJ 100-ervaring. Fun, fun, fun!
- Begeleiding op maat. Je wordt ondersteund door het beroepskader van KLJ en je eigen verantwoordelijke beroepskracht. Bovendien krijg je de kans om zelfstandig taken uit te proberen en te experimenteren met de coördinatie van een groot evenement. Fouten maken, is leren!
- Materiële ondersteuning. Je krijgt een Omniumpolis voor je wagen als je in opdracht van KLJ rijdt en je wordt uitgenodigd voor het KLJ 100-bedankingsmoment en het nationaal bedankingsmoment van KLJ.
- Financiële tegemoetkoming. Je vervoerskosten worden terugbetaald.
- Nieuwe competenties. Je leert netwerken en ontmoet veel KLJ’ers, je leert hoe je grote evenementen organiseert en coördineert, en je leert werken in groepsverband.
De jaarplanning
- Vanaf maart 2026 komt de werkgroep maandelijks samen.
- Evaluatievergadering (datum nog te bepalen).
- Bedankingsmoment: (datum nog te bepalen).
Zet deze specifieke data alvast in je agenda:
- Maandag 16 augustus 2027 – vrijdag 20 augustus 2026: Opbouw van KLJ 100.
- Vrijdag 20 augustus 2027 - zondag 22 augustus 2027: KLJ 100 op Landjuweel.
- Zondag 22 augustus 2027 - maandag 23 augustus 2027: Afbraak van KLJ 100 op Landjuweel.
Interesse of vragen?
Ben je geïnteresseerd of heb je nog vragen? Dan kan je terecht bij evenementen@klj.be. We nemen zo snel mogelijk contact met je op!