Kom jij bij de werkgroep Medewerkers?

De werkgroep Medewerkers staat in voor een goede planning van en zorg voor alle helpende handen op het nationaal +16-ledeninitiatief. De werkgroep wordt opgevolgd door een vrijwillig eindverantwoordelijke (VE) die deel is van de kerngroep en een verantwoordelijke beroepskracht van team Evenementen. 

De werkgroep Medewerkers zorgt dat vrijwilligers op het nationaal +16-ledeninitiatief een warme thuis hebben. De werkgroep voorziet alle helpende handen van voldoende eten, drank, babbeltjes … door het opzetten van een medewerkersdorp. De concrete invulling en uitwerking hiervan wordt door de werkgroep uitgedacht. Enkele taken zijn:

• Vrijwilligers ontvangen;

• Vrijwilligers wegwijs maken op het initiatief;

• Uitdenken van een medewerkersdorp; 

• Zoeken naar extraatjes die de ervaring van een vrijwilliger verbeteren.

De werkgroep Medewerkers coördineert de zoektocht naar vrijwilligers, behandelt de werkvoorkeuren van vrijwilligers en zorgt voor een logische en gestructureerde planning van de shiften van alle vrijwilligers. De werkgroep zorgt voor, tijdens en na het +16-ledeninitiatief voor een duidelijke communicatie naar de vrijwilligers toe. Enkele taken zijn:

• Bijhouden van bevraagde vrijwilligers; 

• Uitsturen van vraag naar helpende handen; 

• Opstellen van een planningstool; 

• Uitwerken van een planning voor het weekend; 

• Voor- en namails sturen naar vrijwilligers met de nodige informatie; 

• Briefings uitschrijven; 

• Briefings geven op het initiatief.

De werkgroep Medewerkers zorgt dat op het nationaal +16-ledeninitiatief de nodige veiligheidsmaatregelen getroffen worden voor zowel de deelnemers als de vrijwilligers. De werkgroep denkt op voorhand na over de wettelijk verplichte en bijkomende veiligheidsmaatregelen en zorgt dat deze uitgevoerd en opgevolgd worden op het initiatief. Denk bijvoorbeeld aan ... 

• EHBO-posten; 

• Afspraken rond alcoholgebruik; 

• Controleposten voor in- en uitgangen; 

• Zorgen voor nachtwacht;  

• Bewaken van de leefregels op het initiatief. 

Jouw aanwezigheid bij vergaderingen 

• In aanloop naar het nationaal +16-ledeninitiatief vergadert de werkgroep Medewerkers minstens 1 keer per maand.  

• Na het nationaal +16-ledeninitiatief is er ook een evaluatievergadering.  

• Deze vergaderingen vinden ’s avonds of in het weekend plaats. Het moment wordt altijd in overleg met alle vrijwilligers gekozen. 

• Je bent aanwezig op elke vergadering, maar natuurlijk kan er altijd iets tussenkomen. Mits een verwittiging hoeft dit geen probleem te vormen.

Jouw engagement voor en tijdens het nationaal +16-ledeninitiatief 

• Jij bent onmisbaar op het nationaal +16-ledeninitiatief om dit grootse evenement in goede banen te leiden.  

• Je helpt tijdens de voorbereidingsweek om al het materiaal klaar te zetten i.s.m. de werkgroep Logistiek. 

• Helpende handen bij de afbraak van het initiatief (zondagavond 12 april 2026 en maandag 13 april 2026) zijn heel erg welkom. 

• Het engagement loopt van januari 2025 tot mei 2026.  

• We verwachten dat alle leden van de werkgroep de gemaakte afspraken nakomen in de afgesproken termijn.  

1. Een onvergetelijke ervaring op het nationaal +16-ledeninitiatief

• Fun, fun, fun!

2. Begeleiding op maat 

• Je wordt ondersteund door het beroepskader van KLJ en je eigen verantwoordelijke beroepskracht. 

• Je krijgt kansen om zelfstandig taken uit te proberen en te experimenteren met de coördinatie van een groot evenement. Uit fouten kan je leren! 

• Je krijgt duizenden schouderklopjes, want we zijn je nu al o zo dankbaar! 

3. Materiële ondersteuning 

• Je krijgt een Omniumpolis voor je wagen als je in opdracht van KLJ rijdt.  

• Je wordt uitgenodigd voor het bedankingsmoment voor het nationaal +16-ledeninitiatief en het nationaal bedankingsmoment van KLJ. 

4. Financiële tegemoetkoming 

• Je vervoerskosten worden terugbetaald.  

5. Competenties die je verwerft 

• Je leert netwerken en ontmoet veel KLJ’ers.  

• Je leert hoe je grote evenementen organiseert en coördineert.  

• Je leert werken in groepsverband.  

• Vanaf januari 2025 komt de werkgroep Medewerkers maandelijks samen.   

• Dinsdag 7 april 2026 - vrijdag 10 april 2026: Opbouw van het nationaal +16-ledeninitiatief. 

• Vrijdag 10 april 2026 - zondag 12 april 2026: Nationaal +16-ledeninitiatief. 

• Zondag 12 april 2026 - maandag 13 april 2026: Afbraak van het nationaal +16-ledeninitiatief. 

• Evaluatievergadering (datum nog te bepalen).

• Bedankingsmoment: 9 mei 2026.