Kom jij bij de werkgroep Logistiek?

Wat doet de werkgroep logistiek? 

De werkgroep Logistiek voorziet al het noodzakelijk materiaal en een degelijk transportsysteem om alles tijdig op de juiste plaats te krijgen tijdens het ledeninitiatief. Bovendien valt ook de opbouw- en afbraakplanning, alsook de technische voorziening voor het festival (muziekinstallaties etc.) onder de verantwoordelijkheid van deze werkgroep. De werkgroep wordt opgevolgd door een vrijwillig eindverantwoordelijke (VE) die deel is van de kerngroep en een verantwoordelijke beroepskracht van team Evenementen. 

Pijler 1: materiaal en faciliteiten 

De werkgroep bedenkt een efficiënt systeem van materiaalaanvraag door andere werkgroepen met snelle terugkoppeling tussen aanvrager en verwerker (werkgroep Logistiek) en rolt deze uit voor gebruik tijdens het voorbereidende luik van de organisatie. Aansluitend hierop dient er ook nagedacht te worden over welke faciliteiten (gebouwen, transporten, ondersteunend materiaal, etc.) er noodzakelijk zijn om een efficiënt materiaalbeheer te garanderen tijdens het evenement zelf. 

Enkele concrete taken: 

• Systeem van materiaalaanvraag & terugkoppeling uitwerken.

• Materiaallijst continu opvolgen tijdens voorbereiding.

• Communiceren met aanvragers over stand van zaken van hun aangevraagd materiaal.

• Nadenken over noodzakelijke faciliteiten en hoe daarmee aan de slag te gaan. 

• Offertes aanvragen i.f.v. noodzakelijke faciliteiten. 

• (Groot) materiaal bestellen.

• Samenwerking met uitleendienst(en) bekijken. 

Pijler 2: vervoers-, opbouw- en afbraakplanning 

In functie van pijler 1 dient er een vervoersplanning opgesteld te worden voor het evenement zelf. De centrale vraag is hier: hoe krijgen we al het materiaal tijdig op de correcte plaats en vervolgens terug tijdig naar de materiaalopslag? 

Bovendien is de werkgroep verantwoordelijk voor de gehele opbouw- en afbraakplanning. Dus niet alleen al het noodzakelijke materiaal lenen, huren, aankopen of verzamelen uit de eigen magazijnen en deze efficiënt naar (en vervolgens terug van) de locatie van het evenementen transporteren, maar ook de coördinatie van de algehele opbouw en afbraak. De werkgroep bedenkt hoe de opbouw en afbraak er concreet zullen uitzien: welke taken moeten er allemaal uitgevoerd worden, wie doet wat & wanneer?

Enkele concrete taken: 

• Volledige vervoersplanning (zowel op terrein zelf, als van en naar terrein) opstellen & coördinatie uitvoering tijdens het evenement.

• Offertes en vastleggen van transportmiddelen en ander relevant ondersteunend materiaal.

• Voorbereiden opbouw- en afbraakplanning & coördinatie uitvoering tijdens het evenement.

Pijler 3: Technische productie 

We voorzien al het nodige materiaal én de noodzakelijke ondersteuning voor de technische productie. Denk in grote lijnen aan het voorzien en uitvoeren van al het nodige tijdens een optreden (licht, podium, geluidsinstallatie & het bedienen van dit alles). 

Enkele concrete taken: 

• Nadenken over noodzakelijk materiaal en hoe dit te voorzien: licht & geluid, podium, enzovoort. 

• Opzet en afbraak van licht & geluid, podium, enzovoort. 

• Bediening van al het technisch materiaal.

• Communicatie met gebruiker(s) van het materiaal (bv. muzikant) over wat zij nodig hebben en hoe wij dat kunnen regelen (specifiek materiaal, of specifieke lichteffecten tijdens een show ...).

Wie zit er in de werkgroep logistiek? 

De werkgroep bestaat uit minstens 8 vrijwilligers en een begeleidende beroepskracht.

Er zijn geen voorwaarden verbonden aan het lid worden van de werkgroep. Je hoeft met andere woorden geen lid van een afdeling of bovenlokale vrijwilliger te zijn. 

Een vrijwillige eindverantwoordelijke (VE) is de eindverantwoordelijke van de werkgroep. Deze VE werkt samen met een begeleidende beroepskracht. Voor de werkgroep Logistek is de VE nog onbekend en is de begeleidende beroepskracht Arno Van Speybroeck. 

Wat wordt er verwacht van jou? 

Jouw aanwezigheid bij vergaderingen. 

• In aanloop naar het nationaal +16-ledeninitiatief vergadert de werkgroep logistiek minstens 1 keer per maand.  

• Na het nationaal +16-ledeninitiatief is er ook een evaluatievergadering.  

• Deze vergaderingen vinden ’s avonds of in het weekend plaats. Het moment wordt altijd in overleg met alle vrijwilligers gekozen. 

• We verwachten van vrijwilligers dat ze aanwezig zijn op elke vergadering. Natuurlijk kan er altijd iets tussenkomen. Mits een verwittiging hoeft dit geen probleem te vormen. 

Jouw engagement voor en tijdens het nationaal +16-ledeninitiatief.

• Jij bent onmisbaar op het nationaal +16-ledeninitiatief om dit grootse evenement in goede banen te leiden.  

• Je helpt tijdens de voorbereidingsweek met de coördinatie van de opbouw en het leveren & klaarzetten van het materiaal. 

• Helpende handen bij de afbraak van het initiatief (zondagavond 12 april 2026 en maandag 13 april 2026) zijn heel erg welkom. 

• Het engagement loopt van januari 2025 tot mei 2026.  

• We verwachten dat alle leden van de werkgroep de gemaakte afspraken nakomen in de afgesproken termijn.  

What’s in it for you? 

1. Een onvergetelijke nationaal +16 ledeninitiatief -ervaring 

• Fun fun fun  

2. Begeleiding op maat 

• Je wordt ondersteund door het beroepskader van KLJ en je eigen verantwoordelijke beroepskracht. 
• Je krijgt kansen om zelfstandig taken uit te proberen en te experimenteren met de coördinatie van een groot evenement. Uit fouten kan je leren! 
• Je krijgt duizenden schouderklopjes, want we zijn je nu al o zo dankbaar! 

3. Materiële ondersteuning 

• Je krijgt een Omniumpolis voor je wagen als je in opdracht van KLJ rijdt.  
• Je wordt uitgenodigd voor het bedankingsmoment voor het nationaal +16-ledeninitiatief en het nationaal bedankingsmoment van KLJ. 

4. Financiële tegemoetkoming 

• Je vervoerskosten worden terugbetaald.  

5. Competenties die je verwerft 

• Je leert netwerken en ontmoet veel KLJ’ers.  
• Je leert hoe je grote evenementen organiseert en coördineert.  
• Je leert werken in groepsverband.  

Hoe ziet de jaarplanning eruit?  

• Vanaf januari 2025 komt de werkgroep maandelijks samen.  
• Dinsdag 7 april 2026 - vrijdag 10 april 2026: Opbouw van het nationaal +16-ledeninitiatief. 
• Vrijdag 10 april 2026 - zondag 12 april 2026: nationaal +16-ledeninitiatief. 
• Zondag 12 april 2026 - maandag 13 april 2026: Afbraak van het nationaal +16-ledeninitiatief. 
• Evaluatievergadering (datum nog te bepalen). 
• Bedankingsmoment: 9 mei 2026.

Interesse of extra info nodig?