Nieuwe leiding vinden

Het is moeilijk om een concreet getal te plakken op het aantal leiding dat je minimaal nodig hebt. 3 leiders voor 75 leden is te weinig, maar moet je dan met 8, 10 of 12 zijn?

Misschien heb je al jarenlang een werking met 50 leden en 6 leiding en is dat leuk en veilig voor iedereen. Een andere afdeling kan 10 leiding hebben, en plots terugvallen naar 7 … en kan dat wél als een tekort aanvoelen.

Lijst in 2 kolommen op wat 1) gedaan moét worden en 2) jullie graag zouden willen dat gedaan wordt. De eerste kolom zijn je ‘needs’, je tweede kolom je ‘wants’.

• Bijvoorbeeld. het is nodig dat je activiteiten veilig verlopen.
• Bijvoorbeeld. je zou heel graag willen dat het afdelingsstijdschrift wordt vormgegeven door iemand met InDesignskills.

Bekijk zo hoeveel mensen je minstens nodig hebt om je ‘needs’ in orde te maken. Dat is jullie minimumaantal leiding en/of bestuursleden.

Als je een leider of leidster te weinig hebt, dan betekent dat meestal dat er een andere is die het niet ziet zitten om er een jaartje bij te doen. Daarom is het heel belangrijk je leiding zo lang mogelijk gemotiveerd te houden. Leidingsbinding is onlosmakelijk verbonden met leidingswerving.

Een leuke en uitdagende +16-werking zorgt ervoor dat jongeren die nu nog ‘gewone’ leden zijn goesting krijgen om in de leiding te stappen. Als zij altijd hebben mogen proeven van toffe activiteiten en een geweldige sfeer onder de leiding, dan willen zij hier heel graag in de toekomst aan meewerken. Geef +16’ers soms eens een proevertje van wat ‘leiding zijn’ kan zijn. Begin zelf het gesprek met hen en beantwoord hun vragen. Zo kan je geïnteresseerde leden al even laten meedraaien met een flexibel leidingengagement.

Het is niet altijd even eenvoudig om uit de ledengroep een selectie van toekomstige bestuursleden te maken. Welke leden vraag je wel in het bestuur? Kan je alle leden in het bestuur vragen? Kunnen de leden zich kandidaat stellen? Sommige leden worden niet gevraagd, maar hoe hoe ga je hiermee om in je afdeling?

Informeer

Geef leden die geïnteresseerd zijn om leiding of bestuurslid te worden de nodige informatie. Maak een infoboekje van je afdeling met hierin de werking van je afdeling, verschillende functies, bijhorende taken en belangrijke datums van je evenementen. Bespreek wat je verwacht van leiding of bestuursleden. Het gaat dan om engagementen, verantwoordelijkheden en aanwezigheden. Laat ook ruimte voor vragen. Vertel je leden dat ze niet meteen hoeven te beslissen. Even wat bedenktijd kan zeker geen kwaad.  

Geef kansen

In de ideale wereld geef je elk lid ooit de kans om in de leiding of het bestuur te komen. Je kan werken met een systeem van leeftijd of het langste lidmaatschap om alle leden één voor één de kans te geven om in het bestuur te komen. Ziet een lid het nu nog niet zitten om in het bestuur te komen? Stel de vraag zeker nog eens na één of twee jaar.    

Tip: Vraag bij de start van het werkjaar via het inschrijvingsformulier welke leden zich als leiding of bestuurslid zien het komende werkjaar. Zo heb je meteen een overzicht. 

Tip: Werk met hulpleiding. Hierbij worden leden die op de leeftijd zijn gekomen om leiding of bestuur te worden af en toe aangesproken om te helpen tijdens een activiteit of evenement. Bevraag in de ledengroep wie hiervoor interesse heeft.  

Werk met talenten 

Welke talenten zijn er aanwezig in je huidige bestuursploeg en welke talenten mis je nog? Aan welke vaardigheden heb je nood binnen je afdeling? Zijn er leden waarvan je denkt dat ze het juiste talent hebben om jouw afdeling te versterken, dan zijn zij de ideale kandidaten om in het bestuur of de leiding te komen.  

Gebruik de talentkaartjes om te weten te komen welke talenten er al in jouw bestuursploeg zitten en welke talenten er nog ontbreken. 

Als bestuurslid zie je niet altijd alle talenten van alle leden. Je kan ze een talententest laten invullen en op basis hiervan een selectie van nieuwe leiding/bestuursleden maken. Of merk je dat iemand goed foto's kan maken, maar geen bestuurslid wil worden? Dan kan je die persoon misschien wel vragen om regelmatig foto's te maken tijdens je activiteiten en evenementen.

Een plaats voor iedereen

Soms kan het zijn dat niet alle leden bestuurslid kunnen of willen worden. Sommige leden zouden wel heel graag helpen bij de organisatie van een evenement of op een activiteit. Laat die kans niet liggen, want geëngageerde mensen zijn altijd welkom. Je kan dan werkgroepen oprichten waar ook niet-bestuursleden zich bij kunnen aansluiten, bijvoorbeeld voor de organisatie van een evenement. Geef die leden dan ook enkele kleine verantwoordelijkheden als ze dat graag willen.  

Grijp niet meteen terug naar oud-leiding als er eens niet genoeg leiding aanwezig kan zijn tijdens een activiteit, bijvoorbeeld door examens of een andere drukke periode. Vraag ook eens je +16'ers om in te springen. Geef ze dan wel genoeg informatie om deze activiteit goed te doen verlopen. Nodig de helpende +16'ers ook uit op de voorbereidende vergadering, zo is iedereen meteen op de hoogte.  

Zijn er te weinig +16’ers die willen doorgroeien naar de functie van leider of leidster? Dan moet je ergens anders gaan rekruteren.

Jouw netwerk is hierbij erg belangrijk om nieuw bloed te vinden. Misschien kennen de ouders van je leden wel andere jongeren die interesse hebben in je afdeling? Of zit er potentiële leiding bij vrienden van de leiding en de +16? Verder kan je ook via de jeugdraad polsen bij andere verenigingen of zij mensen kennen die zich nog willen aansluiten bij een jeugdbeweging, of die zich niet thuis voelden bij hun jeugdbeweging, maar mogelijk wel bij jullie? Ook de school, de Landelijke Gilde, Ferm, … kunnen belangrijke contactpersonen zijn om promo te voeren of mensen te bereiken.

Om goed te weten waar je mogelijk nieuwe mensen kan vinden, kan je je netwerk in kaart brengen.

Misschien vind je jouw nieuwe leiding wel bij oud-leden die in het verleden gestopt zijn bij KLJ en zo nooit doorgestroomd zijn tot in de leiding. Hadden ze vroeger geen tijd om andere hobby’s te combineren met KLJ en zijn ze daarom gestopt? Of voelden ze zich misschien niet thuis in de groep, en is de groep veranderd waardoor ze zich nu wel welkom voelen?

Werf nieuwe leiding op maat en hou rekening met enkele tips voor een geslaagde wervingsactie:

Beter een leuk filmpje dan een affiche

Een mooie affiche spreekt natuurlijk meer aan dan een minder mooie affiche. Is er iemand geïnteresseerd, maar heeft die geen idee wie nu die toffe bende is? Maak een filmpje van je leidingsgroep en stel jezelf op een originele manier voor. Zo weten ze zeker dat ze bij een toffe bende terechtkomen!

Hoe persoonlijker jouw wervingsactie, hoe beter

Pas jouw wervingsactie aan op de streek, jouw afdeling en bende. Kies een leuke slogan of gadget die past en in de kijker komt. Vergeet niet mensen persoonlijk aan te spreken, geef ze een compliment. Wedden dat je in geen tijd enkele geïnteresseerden hebt?

Gebruik actief sociale media

Delen, liken, … Sociale media is hét instrument om meer bekendheid te krijgen bij mensen die je anders moeilijker bereikt. Zet niet alleen hierop in, maar maak er zeker gebruik van.

Breng een positief verhaal.

Panikeren is geen goed idee: het is nog steeds leuk om leiding te geven en we willen jou er graag bij!

Maak promo op een evenement in de buurt

En spreek dan ook mensen aan die niet aan de leeftijd voldoen: misschien kennen zij wel iemand die geïnteresseerd is.

Kom in KLJ-uniform naar buiten

Wees zichtbaar als groep: wie zou er nu niet bij die bende willen horen?

Voorbeeldacties

Jouw afdeling is niet de eerste die met een leidingstekort te maken kan krijgen. Verschillende afdelingen gingen hier al creatief mee aan de slag.

Leuke concepten

• Vriendjesdag: de mensen uit de +16 en/of leiding brengen die dag iemand mee om kennis te maken met de KLJ tijdens een activiteit.
• Organiseer een winactie, bijvoorbeeld via een fotowedstrijd op Facebook, een deelactie, …
• Zoek de 10 verschillen in een foto of affiche.
• Leidingwervingsbarbecue.
• Post een vacature op Facebook.
• Deel flyers uit bij een deur-aan-deurverkoop, handig als je bijvoorbeeld al een jaarlijkse koekjesverkoop organiseert.
• Ga affiches plakken en maak promo op een lokaal evenement of marktdag.

Voorbeelden uit afdelingen

• KLJ Putte: zocht in 2019 nieuwe leiding via o.a. een oproep op Facebook en een infomoment, een oproep in de krant en een plakavond in de (buur)gemeente.
• KLJ Bocholt: zocht in 2019 nieuwe leiding o.a. via Facebook met een winactie.
• KLJ Schiplaken: wierf in 2017 nieuwe leiding en maakte hiervoor een promofilmpje. Het werd een groot succes en ze konden maar liefst 7 nieuwe leiding vinden!
• KLJ Tildonk: Organiseerde een leidingwervingsbarbecue. Gratis voor iedere geïnteresseerde, iedereen bracht zijn eigen vlees/veggieburger mee, de rest werd door de KLJ voorzien.
• KLJ Nederename: Zocht in 2019 nieuwe leiding via een Facebookevenement

Ook andere communicatie spreekt aan

Je kan je leidingsploeg ook altijd voorstellen via Facebook of YouTube, zelfs als je geen nieuwe leiding nodig hebt. Ook kampfilmpjes delen met de boodschap “Kom ook bij onze leuke bende!” kan zeker aanspreken, ook voor ledenwerving. In onderstaande filmpjes van afdelingen kan je alvast wat inspiratie vinden.

• KLJ Sint-Gillis-Waas
• KLJ Assenede
• KLJ Adegem
• KLJ Machelen

Daarnaast is het handig om als afdeling je sociale media up-to-date te houden. Geïnteresseerden die misschien wel lid of leiding willen worden van jouw afdeling kunnen zo gemakkelijk zien wat jullie allemaal organiseren en wie er in de leiding zit.

Hier vind je nog meer tips over hoe je aan communicatie en PR doet.

Zorg ervoor dat nieuwe leiding zich snel thuis voelt. Dit doe je aan de hand van deze principes:

• Kort op de bal spelen: Laat weinig tijd tussen het eerste contact met de nieuwe leiding en het moment waarop ze voor de eerste keer kunnen meedraaien met de rest van de leiding. De geïnteresseerden willen nu deel uitmaken van je KLJ. Over een halfjaar pas activiteiten mogen geven kan ervoor zorgen dat hun interesse tegen dan terug is weggeëbd.
• Informeren: nieuwe leiding zit met veel vragen. Informeer hen op voorhand over ​wat ze kunnen verwachten. Ook hun ouders weten niet altijd wat ze moeten verwachten, maak ook tijd voor hun bezorgdheden. Je afdeling kent vele tradities, afkortingen en een lange geschiedenis. Neem je nieuwtjes mee door een draaiboek van een werkjaar op te stellen, geef hen een meter of peter die op hun vragen kan antwoorden en schets duidelijk de verwachtingen en tradities bv. in een infoboekje (voorbeelden in bijlage). Zo komt er niemand voor onverwachte situaties te staan.
• ​Ondersteunen: Pas na een jaar meedraaien heeft nieuwe leiding echt beet hoe de afdeling draait. Neem doorheen het jaar de tijd om eens te luisteren hoe het met je nieuwe leiding gaat. Bied hen groeikansen én geef hen ook de tijd en ruimte om te groeien. Nieuwe leiding komt het team versterken, maar daarom moet je ze niet met alle resterende taken opzadelen. Taken verdeel je best op basis van kennis, kunde en goesting. Laat ook nieuwe leiding kiezen en coach hen waar nodig.
• Opnemen in het team: Toon letterlijk aan iedereen dat ze bij jullie team horen. Een leidingspull als cadeau (en een KLJ-sjaaltje voor leiding van buiten KLJ) geeft meteen het eerste goede gevoel dat ze erbij horen. ​Maak ook tijd voor teambuilding. Iedereen wil de nieuwtjes beter leren kennen.