Skip to main content

To do ... voor jullie evenement

Eetfeesten, fuiven en andere evenementen: als bestuur organiseer je het hele jaar door activiteiten voor je leden en de andere mensen in het dorp. Wat mag je niet vergeten bij de voorbereiding van een KLJ-evenement?

Eetfeesten, fuiven en andere evenementen: als bestuur organiseer je het hele jaar door activiteiten voor je leden en de andere mensen in het dorp. Wat mag je niet vergeten bij de voorbereiding van een KLJ-evenement?

Een evenement bedenken

Hoe groot een evenement nu ook is, het is ooit klein begonnen. Je hoeft dus niet direct een fuif voor honderden mensen te organiseren of duizenden euro’s winst op te halen, als je voor de eerste keer iets organiseert. Stel een haalbaar doel.

Het ‘concept’ van een evenement (doel en doelgroep), en de praktische uitwerking ervan (plaats, tijd, helpers …) bepalen het succes ervan. Je denkt er dus best op voorhand goed over na, met deze 6 W’s:

Waarom doe je een evenement? Bepaal het doel en de doelgroep, en verlies dat nooit uit het oog. Als je bijvoorbeeld met een fuif winst wil maken voor een latere investering, pak je de uitwerking anders aan dan wanneer je interne vrijwilligers wil bedanken, dan wanneer je leden of leiding wil werven, om jullie op een positieve manier te tonen aan het dorp ...

Wat is het beste evenement voor deze doelstelling en doelgroep? Durf een bestaand evenement herdenken of start een nieuw evenement. Hou een brainstorm met de medewerkers. Durf van de platgetreden paden af te wijken, het moet niet altijd een fuif of eetfeest zijn.

Wanneer doe je het evenement best? De datum van je evenement zal een belangrijke rol spelen voor het succes ervan. Bekijk zeker de evenementenkalender van je gemeente (en eventueel omliggende gemeenten) en de jaarkalender van studenten om concurrentie met andere initiatieven of examens te vermijden.

Waar doe je een evenement best? Bij het vastleggen van je locatie hou je rekening met brandveiligheid, parkeermogelijkheden, uitvalswegen, geluidsoverlast, beschikbare oppervlakte in functie van aantal gewenste bezoekers,… Kies je voor openlucht, een tent of een gebouw? Zorg in ieder geval voor een correct contract met de juiste aansprakelijkheidsregeling met de eigenaar. En moet je denken aan meldingsplicht of vergunningen?

Wie helpt mee met het evenement? Je hebt een gemotiveerd team nodig om alles uit te werken, op te bouwen en af te breken, ten dienste te staan van deelnemers tijdens het event ... Bekijk op voorhand goed op wie je kan rekenen en zorg ervoor dat de dagdagelijkse werking (voor de leden) niet in het gedrang komt. Niet voldoende medewerkers bij elkaar te krijgen? Maak je evenement dan kleinschaliger.

Waarmee? Welk materiaal heb je nodig? Hoeveel geld voor aankopen of gehuurd materiaal? Lijst op voorhand op welk materiaal je nodig hebt en ga dan gericht op zoek. Aan de hand van een begroting kan je berekenen hoeveel geld je hebt om materiaal te huren. Opgelet: gehuurd of geleend materiaal valt niet onder de KLJ-verzekering. Je informeert je dus best bij de eigenaar hoe hij verzekerd is en sluit eventueel een extra verzekering af.

Wat met verzekeringen?

Zijn leden en helpers verzekerd tijdens je evenement? En wat met het materiaal?

Ontdek alles over de KLJ-verzekering

Draaiboek: een planning met talloze to do’s

Bij de organisatie van een evenement komen vaak dezelfde routines aan bod: transportplan, opbouw, bestellingen, aanvragen, communicatieplan ... Deze routines kan je bundelen in een draaiboek. Hierin staat in chronologische volgorde welke stappen je onderneemt, wie wanneer welke taken op zich neemt … Handig voor ervaren organisatoren, voor een nog efficiënter verloop en van onschatbare waarde voor een nieuwe generatie organisatoren. Maar zo’n draaiboek is geen statisch document: na elke editie van je evenement kun je een evaluatie doen en het draaiboek aanpassen met de evaluatiepunten. In bijlage vind je een voorbeeldplanning.

Stel een werkgroep samen

Op je eentje krijg je geen evenement georganiseerd. Stel daarom een werkgroep samen van mensen met verschillende profielen en talenten. Verslagen, documenten, digitale aanvragen … bewaar alles in een online map, waar alle leden van de werkgroep altijd de laatste versie vinden.

Roken en alcohol op jullie fuif

Als organisator moet jij ervoor zorgen dat er niemand rookt waar het niet mag en niemand alcohol gebruikt die het niet mag.

De overheid voert sinds kort veel meer controles uit. Ze checken of de organisatoren van fuiven alles doen om te vermijden dat er binnen gerookt wordt. Ze controleren of er geen -16-jarige zijn die alcohol drinken.

Download de checklist, doe wat erop staat en vermijd een boete!

Wetgeving rond fuiven plus praktische tips en tools

Fuifpunt weet alles over fuiven organiseren: geluidsoverlast, brandveiligheid, drank schenken …

Naar Fuifpunt.be

Concerten, fuiven en festivals organiseren?

‘Organiseren, een praktische gids’ is een gedetailleerde handleiding voor de organisatoren van grote evenementen, gemaakt door Poppunt, Fuifpunt en Formaat.  

Doorblader de gids

Feestwijzer

Met Feest Wijzer geven fuiven en kleine festivals aan dat ze zich inzetten om een positief feestklimaat te creëren.

Meer info en materiaal aanvragen
Site by Wieni