Skip to main content

Corona en ledenwerving

Wat met huis- en schoolbezoeken?

Een bezoek aan huis of op school is in normale omstandigheden een hele goede manier om potentiële leden rechtstreeks aan te spreken. Door de coronacrisis raden we deze bezoeken ten zeerste af, zo verbreek je geen klas- en gezinsbubbels. Toch kan je enkele dingen wel nog doen: 

  • Vraag aan de school of je enkele flyers mag aanleveren die de leerkrachten vervolgens uitdelen aan hun klassen. 
  • Vraag aan de school of je enkele affiches mag aanleveren die het schoolpersoneel vervolgens kan ophangen.
  • Maak een filmpje waarin jullie de werking toelichten en startdag promoten. Dat maakt het persoonlijker en dit kan je digitaal bezorgen aan de scholen in de buurt. Tip: je kunt ook een QR-code op je flyer of affiche plaatsen die verwijst naar je filmpje.
  • Vraag of je even kan videobellen met de klassen. Zo kunnen de kinderen ook vragen stellen aan jou.
  • Stop flyers en/of gadgets in de brievenbus van (potentiële) leden.

Tip: Met Web2Print ontwerp in je in no time de leukste affiches, flyers en uitnodigingen voor jouw KLJ-evenementen en activiteiten. De tool is zeer gebruiksvriendelijk en je stopt je promomateriaal meteen in een mooi KLJ-jasje.

Is een huisbezoek toch nodig, maak dan op voorhand een afspraak met de ouders, spreek af dat jullie afstand houden en een mondmasker dragen en ga niet bij de mensen binnen. Blijf aan de deur of in de tuin. Deze huisbezoeken kunnen enkel als daar écht een specifieke reden voor is.

Maak je zichtbaar in je dorp

Rechtstreeks in contact komen met potentiële leden is in deze tijden bijna onmogelijk, daarom is het nu het ideale moment om je KLJ zichtbaar te maken in het straatbeeld. We geven enkele voorbeelden: 

  • Hang je dorp vol met KLJ-ballonnen of -sjaaltjes.
  • Plaats metershoge stropoppen of reclameborden bij de belangrijkste invalswegen van je dorp. 
  • Organiseer een coronafietstocht waarbij (potentiële) leden tips kunnen vinden die ze kunnen gebruiken tijdens de startdag. Zo bied je een ontspannende activiteit aan én doe je aan ledenwerving. 
  • Breng de lokale pers op de hoogte. Misschien wijden ze wel een artikel aan je startdag of ledenwervingsactie. 

Tip: Heb je nood aan meer inspiratie? Bekijk dan dit nieuwsartikel, het staat vol met ideeën die coronaproof zijn.

Voer je promo digitaal

Meer dan ooit zal digitale promo voor je startdag erg belangrijk zijn. KLJ geeft je enkele tips:  

Maak alle info digitaal beschikbaar 

Het is elk jaar belangrijk, maar dit jaar zeker: zorg dat al je informatie digitaal te vinden is. Als geïnteresseerden jouw afdeling intypen op Google, moeten ze alle nodige info vinden: Wanneer is de startdag? Voor wie is die startdag? Hoe zit het met de bubbels en welke maatregelen worden er genomen om die startdag en de rest van het KLJ-jaar veilig te kunnen laten doorgaan? Zorg er dus voor dat je website en sociale media helemaal up-to-date zijn. 

Maak van je ledenwerving een sociale mediacampagne 

Omdat geïnteresseerden persoonlijk aanspreken dit werkjaar moeilijker wordt, zal je je beste digitale skills voor ledenwerving moeten bovenhalen! Wat kan je allemaal ondernemen om zo’n sociale mediacampagne in elkaar te steken? 

Maak een Facebookevenement

Maak een Facebookevenement voor je startdag aan en gebruik een advertentiebudget om dit bij potentiële leden en ouders te laten verschijnen op hun sociale media. (KLJ helpt je hier financieel mee, lees verder wat dit betekent!) Wat is hierbij belangrijk? 

  • Voorzie volledige informatie.
  • Plaats je contactgegevens duidelijk zichtbaar, zodat mensen steeds ergens terechtkunnen met hun vragen.
  • Gebruik een sprekend beeld dat je doorheen je hele digitale en fysieke ledenwerving gebruikt.
  • Zorg ervoor dat het een openbaar evenement is, zodat ook mensen van buiten de afdeling het kunnen vinden.

Deel je evenement in “ge zijt van...” groepen van je eigen en naburige gemeenten op Facebook.

Het is ook mogelijk om een profielfotokader toe te voegen met je KLJ-logo of datum van de startdag. Een profielfotokader kan je zelf ontwerpen in Frame Studio van Facebook.

Maak creatieve postjes

Deel postjes waarbij je promotie maakt voor je startdag. Dat kan vanalles zijn! Wees creatief en zorg vooral dat elk postje een visueel duidelijk link heeft met je startdag. Wat kan dat allemaal zijn? 

  • Deel foto’s van vorige startdagen. 
  • Maak een aftelkalender naar de startdag. 
  • Maak een linkpost waarbij je oproept om vriendjes te taggen die ook naar de KLJ moeten komen. 

Gebruik je netwerk

Betrek ook je huidige leden, ouders en hun netwerk bij je ledenwerving: vraag ze om hun vrienden uit te nodigen, postjes te delen en te liken! Zo maken jullie samen de campagne groot. 

Tip: KLJ geeft € 20,00 advertentiebudget voor sociale media aan elke KLJ-afdeling. Meer info hierover vind je binnenkort in de Facebookgroep ‘KLJ Vrienden van de communicatie’. Zit er nog niemand van jouw afdeling in deze Facebookgroep? Registreer dan een bestuurslid in Click als communicatieverantwoordelijke, hij of zij ontvangt dan een uitnodiging voor de groep.  

Hoe organiseer je je startdag coronaproof?

Werk met bubbels

We werken in fase geel opnieuw met bubbels maximaal uit 50 personen, inclusief leiding, zullen bestaan. Opgelet: dit werkjaar zijn er nieuwe regels voor activiteiten. Lees alle richtlijnen rond het coronaproof organiseren van je activiteiten hier na:

Denk op voorhand goed na over hoe je je bubbels uit elkaar zal houden tijdens de startdag. Als je terrein groot genoeg is en als je het niet met anderen moeten delen, kan je fysieke scheidingen aanbrengen (bijvoorbeeld met lint) om de bubbels uit elkaar te houden. Als dat niet mogelijk is, moet je misschien overwegen om bijkomende locaties te zoeken of om meerdere startdagen op verschillende dagen te organiseren voor de verschillende bubbels.

Werk met voorinschrijvingen

Natuurlijk wil je weten hoeveel bubbels je moet voorzien tijdens je startdag, daarom raden we je aan om te werken met voorinschrijvingen. Zo kan je de leden en leiding op voorhand al in bubbels verdelen en de bubbels op verschillende momenten laten aankomen.

Als er tijdens je startdag toch potentiële leden langskomen die niet zijn ingeschreven, kan je ze toelaten op voorwaarde dat je bubbel zo het maximaal aantal personen niet overschrijdt. Noteer ook alle (contact)gegevens van het nieuwe lid. 

Doe inschrijvingen in open lucht of digitaal. Zorg ervoor dat ouders hier de social distancing makkelijk kunnen respecteren door dit visueel duidelijk te maken.

Wij maakten alvast een voorbeeld van een digitaal inschrijfformulier. Maak het gerust na.

Hou (contact)gegevens bij

Hou een lijst bij met daarop alle aanwezigen en hun contactgegevens. Als een potentieel lid zich vervolgens toch niet aansluit bij je KLJ, moet je diens gegevens na 2 weken vernietigen. Je mag de gegevens bovendien alleen gebruiken voor een eventuele contact tracing

Vraag een medische fiche

Bij de start van het werkjaar heb je van elk lid een medische fiche nodig. Je hoeft niet tijdens elke activiteit een update van de fiche te vragen. Door naar de activiteit te komen verklaart (de ouder van) het lid dat het gezond is. Het lid (of zijn ouders) is zelf verantwoordelijk om een nieuwe medische fiche te bezorgen als er zaken veranderen die dat nodig maken. Laat hen dus ook weten dat je dit van hen zelf verwacht.

Tip: verzamel medische fiches nooit digitaal. Medische informatie is bijzonder sterk beschermd binnen de GDPR-wetgeving. Door deze online of digitaal op te slaan weet je in principe niet wie er (bij bijvoorbeeld Google of Microsoft) toegang toe heeft en kom je je verplichtingen niet na. Het is ook verplicht om deze informatie te vernietigen na de termijn waarvoor (de ouder van) het lid toestemming gaf. Een papieren fiche is gemakkelijk vernietigd na het werkjaar of het kamp en kan – als je ze veilig bewaart – niet verkeerd terecht komen.

Wat met potentiële leden die eens komen proberen?

Informeer potentiële leden die een kijkje komen nemen tijdens je startdag goed over wat ze wel en niet mogen doen in de dagen die volgen op de startdag. Nieuwe leden zijn mogelijk minder vertrouwd met de jeugdwerkregels, ze starten immers nu pas hun KLJ-avontuur. Geef bijvoorbeeld een briefje mee met daarop een stappenplan van wat er gebeurt als er toch een besmetting wordt vastgesteld en waarop je contactgegevens staan, zo kunnen ze zich voorbereiden.